Termijnbetaling in de offerte: een betaalschema dat werkt

Een grote opdracht is mooi nieuws, maar ook een risico. Je koopt materiaal in, je reserveert weken in je planning en je betaalt onderaannemers, allemaal voordat de klant ook maar iets heeft overgemaakt. Wacht je tot de oplevering met factureren, dan financier je het hele project uit eigen zak. Een termijnbetaling in de offerte lost dat op. Je knipt het totaalbedrag op in delen die je koppelt aan momenten in het project, zodat je geld meeloopt met het werk. In dit artikel lees je hoe je een betaalschema opbouwt, welke aanbetaling en eindtermijn gangbaar zijn, hoe je het juridisch dichttimmert en hoe de BTW per termijn werkt. Met een voorbeeldschema en voorbeeldtabel die je direct kunt overnemen.

Wat is een termijnbetaling en wanneer gebruik je het?

Een termijnbetaling betekent dat de klant het totaalbedrag niet in een keer betaalt, maar verdeeld over meerdere momenten. Elke betaling heet een termijn. Je spreekt vooraf af hoeveel termijnen er zijn, hoe groot ze zijn en op welk moment elke termijn vervalt. Dat hele plan noem je het betaalschema, en dat zet je in je offerte.

Voor kleine, korte klussen is een termijnbetaling overdreven. Daar volstaat een gewone factuur na afloop, of hooguit een aanbetaling vooraf. Maar zodra een opdracht groter wordt, langer loopt of veel voorinvestering vraagt, wordt termijnbetaling de logische keuze. Denk aan een verbouwing, een installatie, een ontwerptraject of een opdracht van meerdere weken of maanden. Hoe langer de looptijd en hoe hoger het bedrag, hoe belangrijker het is dat je geld meeloopt met het werk in plaats van helemaal achteraan te bungelen.

Waarom een betaalschema je beschermt

Een betaalschema is niet alleen handig voor je cashflow, het verdeelt ook het risico eerlijk tussen jou en de klant. Zonder schema draagt een van beide partijen het volledige risico: betaalt de klant alles vooraf, dan loopt hij risico, betaal jij alles voor tot de oplevering, dan loop jij risico. Met termijnen ligt dat risico steeds dicht bij elkaar.

Cashflow die meeloopt

Bij een termijnbetaling ontvang je geld op het moment dat je kosten maakt. Je hoeft niet weken of maanden je eigen onderneming te financieren om die van de klant te bedienen. Dat scheelt stress en rente, en het houdt je werkkapitaal gezond.

Minder risico op wanbetaling

Stopt de klant halverwege met betalen, dan stop jij met werken. Je verlies blijft beperkt tot de termijn waar je middenin zat, niet tot het hele project. Je hebt de eerder uitgevoerde delen immers al betaald gekregen. Dat maakt een nare situatie veel minder pijnlijk.

Duidelijkheid voor de klant

Ook de klant wint erbij. Hij hoeft niet alles vooruit te betalen voordat er iets staat, en hij ziet precies waar hij voor betaalt. Elke termijn hangt aan een zichtbaar resultaat. Dat geeft vertrouwen en voorkomt discussie achteraf.

Een betaalschema opbouwen: aanbetaling, tussentermijn, eindtermijn

Een goed schema bestaat doorgaans uit drie soorten termijnen. De aanbetaling vooraf, een of meer tussentermijnen tijdens het werk en een eindtermijn bij oplevering. De verdeling stem je af op de looptijd en de voorinvestering van het project.

De verhoudingen zijn geen wet. Bij een project met veel materiaalinkoop vooraf trek je het zwaartepunt naar voren, bij een project waar de waarde pas op het eind ontstaat juist naar achteren. Houd de eindtermijn altijd betekenisvol, bijvoorbeeld 10 tot 20 procent. Een klant die nog een redelijk deel moet betalen, heeft een prikkel om de oplevering goed te keuren en je laatste factuur te voldoen. Wordt je laatste termijn te klein, dan verlies je dat drukmiddel.

Voorbeeld: een offerte met termijnbetaling

Stel je voert een opdracht uit met een totaal van € 20.000,00 exclusief BTW. Je werkt met het schema hierboven. In de offerte zet je eerst de werkomschrijving en het totaalbedrag, en daaronder het betaalschema met de termijnen uitgesplitst. Zo ziet dat er bijvoorbeeld uit:

Het betaalschema dat daaronder hoort, ziet er dan zo uit. Elke termijn is een percentage van het totaal, inclusief de bijbehorende BTW.

De optelsom van de termijnen is exact gelijk aan het totaalbedrag. Dat klinkt logisch, maar bij handmatig rekenen gaat het vaak mis met afronding. Laat de tool de termijnen daarom uit het totaal berekenen, zodat de delen altijd kloppen met het geheel. Voor de volledige opbouw van een offerte kun je wat moet er op een offerte staan raadplegen, en voor de juiste weergave van tarieven BTW op de offerte.

Termijnbetaling juridisch vastleggen

Een betaalschema werkt alleen als het schriftelijk en ondubbelzinnig is afgesproken. Leg het op twee plekken vast: in de offerte zelf en in je algemene voorwaarden. In de offerte vermeld je het concrete schema voor deze opdracht. Een heldere formulering voorkomt misverstanden:

De betaling vindt plaats in vier termijnen: 30 procent bij opdrachtbevestiging, 30 procent bij start van de werkzaamheden, 30 procent bij het bereiken van de afgesproken mijlpaal en 10 procent na oplevering. Elke termijn wordt apart gefactureerd met een betaaltermijn van 14 dagen. De werkzaamheden starten zodra de eerste termijn is ontvangen.

In je algemene voorwaarden leg je de spelregels rond termijnen in het algemeen vast, zodat ze voor al je opdrachten gelden. Denk aan wat er gebeurt als een termijn te laat wordt betaald, of je het werk dan opschort en welke rente of kosten je rekent. Hoe je je voorwaarden van toepassing verklaart, lees je in algemene voorwaarden bij de offerte. Spreek ook af hoe je omgaat met extra werk dat tijdens het project ontstaat. Dat valt niet zomaar binnen je termijnen en factureer je apart. Daarover lees je meer in meerwerk en de offerte.

BTW per termijn: hoe werkt dat?

Elke termijn is fiscaal een eigen moment. In de regel ben je de BTW verschuldigd op het moment dat een termijn vervalt of wordt betaald, niet pas bij de eindafrekening. Per termijn stuur je dus een aparte factuur met daarop het termijnbedrag en de bijbehorende BTW. Bij een aanbetaling betekent dit dat je al BTW afdraagt voordat het werk klaar is, omdat je het geld op dat moment ontvangt.

Het grote voordeel van per termijn factureren is dat de BTW vanzelf optelt naar het juiste totaal. In het voorbeeld hierboven draag je per termijn 21 procent af, en samen vormen die termijnen exact de € 4.200,00 aan BTW over de hele opdracht. Je rekent dus nooit dubbel en je vergeet ook niets. Het tarief hangt af van het soort werk: de meeste diensten vallen onder 21 procent, voor sommige werkzaamheden aan woningen kan een lager tarief gelden. Omdat de regels rond BTW op vooruit- en termijnbetalingen per situatie verschillen, is het verstandig dit met je boekhouder of de Belastingdienst af te stemmen.

Termijnbetaling soepel in de praktijk brengen

Een termijnbetaling voorstellen voelt soms spannend, alsof je de klant niet vertrouwt. Maar bij grote opdrachten is het volkomen normaal en in veel branches de standaard. Breng het rustig en zakelijk, als een vaste werkwijze die het project voor beide partijen overzichtelijk houdt. Leg uit dat de klant zo niet alles vooruit hoeft te betalen en dat jij het werk netjes kunt voorbereiden en uitvoeren.

Met een goede tool houd je dit overzichtelijk. Maak je offerte online met Offertje: je voegt je termijnen toe, de tool berekent de bedragen en de BTW per termijn en je downloadt een verzorgde PDF waarin het schema meteen duidelijk staat. Zo weet de klant precies wanneer hij wat betaalt en waarvoor. Wil je eerst de basis doornemen, begin dan bij hoe je een offerte maakt.