Offerte schoonmaakbedrijf: zo stel je een sterk voorstel op

Schoonmaak lijkt voor een klant een eenvoudige dienst, maar achter een goede offerte zit meer dan een uurtarief en een handdruk. Gaat het om een eenmalige grote beurt of om een doorlopend contract? Reken je per vierkante meter, per uur of per beurt? Wie levert de materialen, en hoe vaak komt er iemand langs? Een heldere offerte schoonmaakbedrijf beantwoordt al die vragen vooraf, zodat de klant precies weet wat hij krijgt en jij niet voor het verkeerde bedrag aan de slag gaat. In deze gids loop je door de keuzes die je maakt, met een voorbeeldtabel voor kantoorschoonmaak inclusief een maandelijkse post.

Eenmalige schoonmaak of een contract?

De eerste vraag die je offerte moet beantwoorden, is wat voor opdracht het is. Een eenmalige schoonmaak en een doorlopend contract zijn twee heel verschillende dingen, met een andere prijsopbouw.

Eenmalige schoonmaak

Denk aan een opleveringsschoonmaak, een voorjaarsschoonmaak of een dieptereiniging. Je rekent een vast bedrag voor een afgebakende klus. Omdat dit eenmalig is en vaak intensiever, ligt het uurtarief of het beurttarief meestal hoger dan bij een contract. Maak duidelijk wat er wel en niet bij hoort, want anders verwacht de klant dat ramen, kozijnen en de binnenkant van de kasten er gratis bij komen.

Schoonmaakcontract of abonnement

Bij een doorlopend contract kom je periodiek terug, bijvoorbeeld elke week of elke maand. Je rekent dan vaak een vast bedrag per beurt of per maand. Het voordeel voor de klant is een vaste, voorspelbare prijs en een schoon pand zonder erover na te denken. Het voordeel voor jou is een stabiele inkomstenstroom. Zet op de offerte de looptijd, de opzegtermijn en de frequentie, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.

Prijs per vierkante meter, per uur of per beurt?

Er zijn drie gangbare manieren om schoonmaak te prijzen. Welke het beste past, hangt af van het soort ruimte en hoe goed je het werk kunt overzien.

Per vierkante meter

Een prijs per vierkante meter is gebruikelijk bij grotere panden met veel vloeroppervlak, zoals kantoren en bedrijfshallen. Het is voor de klant transparant en makkelijk te vergelijken. Houd er rekening mee dat een vol kantoor met veel meubilair meer tijd kost dan een lege hal van dezelfde oppervlakte, dus stem je tarief af op het type ruimte.

Per uur

Een uurtarief past goed als de omvang van het werk per keer kan verschillen of als de klant flexibel wil zijn. Het voordeel is dat je nooit gratis werkt als een klus uitloopt. Het nadeel is dat de klant geen vaste eindprijs ziet. Geef daarom een schatting van het aantal uren per beurt, zodat de klant een verwachting heeft.

Per beurt

Een vaste prijs per beurt is voor veel klanten het prettigst, omdat ze precies weten wat elke schoonmaakronde kost. Je baseert dit tarief op de geschatte tijd en het oppervlak. Het werkt goed bij een vaste, herhaalbare opdracht waarbij de werkzaamheden elke keer hetzelfde zijn.

Frequentie en wat is inbegrepen

Bij een contract is de frequentie een kernonderdeel van je offerte. Wekelijks, tweewekelijks of maandelijks schoonmaken scheelt aanzienlijk in de prijs en in de staat waarin het pand blijft. Vermeld de frequentie duidelijk en koppel er een vast bedrag aan per beurt of per maand.

Minstens zo belangrijk is dat je benoemt wat wel en niet is inbegrepen. Daarmee voorkom je discussie achteraf:

• Materialen en machines: breng jij je eigen schoonmaakmiddelen en apparatuur mee, of gebruik je die van de klant? Reken eigen materialen als aparte post of verwerk ze in het beurttarief.
• Verbruiksartikelen: denk aan toiletpapier, handzeep en vuilniszakken. Veel klanten verwachten dat dit erbij zit, dus maak expliciet of jij dit aanvult en doorberekent.
• Standaard versus extra werk: beschrijf de vaste werkzaamheden per beurt en benoem wat eenmalig of op afroep is, zoals ramen wassen of vloeren in de was zetten.

Opstart en dieptereiniging

Bij een nieuw contract verkeert een pand vaak niet meteen in de gewenste staat. Een eenmalige opstart of dieptereiniging brengt alles op niveau, waarna je het met reguliere beurten onderhoudt. Reken die opstart als losse, eenmalige post bovenop het contract. Zo houd je je maandbedrag scherp en betaalt de klant het extra werk eenmalig, in plaats van dat het verstopt zit in een hoger doorlopend tarief. Wil je weten welke gegevens sowieso op elke offerte horen, lees dan wat moet er op een offerte staan.

Voorbeeldtabel: offerte voor kantoorschoonmaak

Hieronder een uitgewerkt voorbeeld voor het schoonmaken van een kantoorpand, met een eenmalige dieptereiniging en een maandelijkse post. De bedragen zijn illustratief, maar de opbouw kun je direct overnemen.

Zet de eenmalige opstartkosten duidelijk los van het maandelijkse contractbedrag. Sluit af met een helder overzicht waarin je het eenmalige bedrag en het maandbedrag apart toont, telkens met BTW uitgesplitst:

Wil je zien hoe een complete offerte van kop tot voorwaarden is opgebouwd, bekijk dan het algemene offerte voorbeeld. De opbouw blijft gelijk, alleen de regels passen zich aan jouw dienst aan.

Tips voor een offerte die opdrachten oplevert

Een paar kleine dingen vergroten de kans op een akkoord:

• Wees concreet over frequentie en inhoud. Een vaag aanbod roept vragen op, een opgesplitste offerte wekt vertrouwen.
• Geef de contractvoorwaarden helder weer. Looptijd, opzegtermijn en wat is inbegrepen.
• Vermeld een geldigheidsduur. Bijvoorbeeld 30 dagen, zodat je prijzen niet eindeloos blijven gelden.
• Verstuur een PDF, geen Word-bestand. Dat oogt definitief en professioneel.

Meer aanscherpingen vind je in onze professionele offerte tips. En wil je het algemene stappenplan, lees dan hoe je een offerte maakt.

Direct een schoonmaak-offerte maken

Je hoeft niet elke offerte in Word op te maken en de BTW met de hand te berekenen. Met Offertje vul je je beurttarief, je frequentie, je verbruiksartikelen en je eenmalige opstartkosten in en download je een verzorgde PDF in je eigen kleur en met je logo. De totalen en BTW worden automatisch berekend. Sla je vaste gegevens een keer op en elke volgende offerte kost je nog maar een paar minuten, zodat je je tijd aan schoonmaken besteedt in plaats van aan opmaak.