Schoonmaakofferte: ingevuld voorbeeld en een duidelijk werkplan

Een schoonmaakofferte werkt pas als het bedrag hoort bij een herkenbaar werkplan. Welke ruimtes maak je schoon, welke taken doe je per beurt en hoe vaak kom je? Hieronder zie je een fictieve kantoorofferte met vier afgesproken beurten per kalendermaand. De eenmalige opstart staat apart; extra werk telt niet stilzwijgend mee.

De bedragen horen bij dit fictieve kantoor. Je kunt de prijsregels uit het voorbeeld bewerken voor je eigen ruimtes, middelen en frequentie. Gebruik het branchesjabloon voor schoonmaak als je met lege prijzen wilt beginnen.

Werkplan om aan je offerte toe te voegen

Vervang deze taken door wat je op locatie hebt afgesproken. Leg ook sleutelbeheer, alarm, het tijdvenster en beschikbare water- en stroompunten vast. Noteer wie obstakels verwijdert en wie meldt dat een ruimte niet toegankelijk is. Vierkante meters alleen vertellen niet hoeveel werk er nodig is.

Ingevuld voorbeeld voor kantoorschoonmaak

In dit voorbeeld bestaat de opdracht uit een opstartbeurt en vervolgens precies vier reguliere kantoorbeurten per kalendermaand. De afgesproken beurten kosten elk €95 exclusief btw. Papier en zeep vormen een afzonderlijke maandpost. Er is geen korting toegepast.

Glasbewassing op afroep kan bijvoorbeeld als optie van €65 exclusief btw worden aangeboden. Dat fictieve optiebedrag zit niet in de genoemde maandprijs. Voeg het pas als betaalde post toe als de klant die optie kiest. Reken het beurttarief van €95 niet nog eens los boven op de vier beurten: dat zou hetzelfde werk dubbel tellen.

Vier beurten per maand is niet hetzelfde als wekelijks

Vier afgesproken beurten in elk van twaalf maanden zijn 48 beurten. Een afspraak van 52 wekelijkse beurten omvat er vier meer. Bij €95 per beurt is het verschil €380 exclusief btw per jaar. Vermeld dus expliciet welk rooster en welk aantal beurten je aanbiedt.

Wil je werkelijk 52 beurten gelijkmatig over twaalf facturen verdelen? Dan is het jaartotaal voor die beurten 52 × €95 = €4.940. Gedeeld door twaalf is dat €411,666… exclusief btw per maand, vóór verbruiksartikelen. Spreek een afrondings- en verrekenmethode af: twaalf bedragen van €411,67 tellen op tot €4.940,04. Deze jaarverdeling is een andere prijsafspraak dan het voorbeeldcontract hierboven.

Een vergoeding per vier weken heeft weer een ander ritme dan een kalendermaand. Noem die periodes niet door elkaar. Leg bovendien vast wat gebeurt op feestdagen, tijdens sluiting en wanneer een beurt wordt verplaatst. Een vast maandbedrag bepaalt die inhoud niet vanzelf.

Kies een prijsbasis die je kunt onderbouwen

Controleer intern ook je niet-zichtbare tijd: reizen, spullen klaarzetten en administratie. De uurtariefcalculator helpt je een eigen rekenbasis bepalen. Twee medewerkers die ieder twee uur werken leveren samen vier arbeidsuren; een klusduur van twee uur is dan geen twee arbeidsuren.

Houd opstart en specialistisch werk afzonderlijk

Beschrijf de beginsituatie tijdens de opname. Wanneer eerst achterstallige vervuiling moet worden verwijderd, geef je die startwerkzaamheden een eigen omschrijving en eenmalige prijs. Schrijf niet alleen ‘alles grondig schoon’: benoem oppervlakken, bereikbaarheid en wat buiten de opdracht blijft.

Een aparte offertepost is ook handig voor werk op hoogte, buitenramen of specialistische reiniging. Het algemene schoonmaakmodel bepaalt niet welke techniek veilig of passend is. Plan de opdracht op basis van je eigen vakkennis en de situatie op locatie.

Btw hangt af van de schoonmaak en de locatie

Het kantoorvoorbeeld rekent met 21%. Voor schoonmaakwerk in woningen noemt de Belastingdienst 9%; buitenwerk en bepaalde gespecialiseerde schoonmaak vallen daar niet onder. Voor de gewone schoonmaak in een woning geldt niet de eis dat deze ouder dan twee jaar moet zijn. Controleer de specifieke werkzaamheden op de officiële pagina btw-tarief schoonmaken in woningen. Kopieer het tarief uit een kantoorvoorbeeld dus niet automatisch naar een woning.

Werkplan, afspraken en prijs samen versturen

Zet de frequentie, looptijd, afzegafspraak en eventuele opzegtermijn in bespreekbare, duidelijke taal bij het werkplan. Laat de klant weten hoe meerwerk wordt aangevraagd en bevestigd. Controleer vóór verzending dat eenmalige en terugkerende bedragen elk een eigen totaal hebben. Het schoonmaaktemplate geeft je een startopbouw; de begeleidende mail helpt om het juiste werkplan en de juiste offerteversie mee te sturen.

Zelf aan de slag: bereken je prijs, btw of korting met de gratis tools, of begin met een offertevoorbeeld voor jouw vak.