Offerte vertaling: zo stel je als vertaler een sterk voorstel op

Een offerte vertaling reken je in de meeste gevallen per woord van de brontekst, met een tarief dat afhangt van de taalcombinatie, het vakgebied en de levertermijn. Daarbovenop komen vaak losse posten voor revisie door een tweede vertaler, een spoedtoeslag en, bij officiele documenten, beediging. Door die onderdelen apart te benoemen ziet de klant precies waar hij voor betaalt en vergelijkt hij niet alleen op het laagste woordtarief.

Als vertaler verkoop je iets dat de klant lastig kan inschatten: de tijd, de taalkennis en de nauwkeurigheid achter een correcte vertaling. Hij ziet straks alleen de doeltekst, maar heeft geen idee hoeveel terminologiewerk, research en revisie eronder zit. Een heldere offerte maakt dat zichtbaar. In deze gids loop je door de prijsvormen, de invloed van de taalcombinatie, de extra posten zoals revisie, spoed en beediging, en hoe je dat alles in een verzorgd voorstel giet. Inclusief een voorbeeldtabel die je direct kunt overnemen.

Waarom een goede offerte vertaling belangrijk is

Vertalen is een vak waarin de tarieven ver uiteenlopen en klanten zelden weten wat realistisch is. De ene aanbieder vraagt een paar cent per woord met een automatische motor en een lichte nacontrole, de ander levert een volledig menselijke vertaling met revisie. Zonder uitleg vergelijkt de klant alleen die woordtarieven. Met een offerte die je werk uitsplitst, laat je zien waar je prijs op rust: niet alleen op de woorden, maar ook op de taalcombinatie, het vakgebied, de revisie en de levertermijn.

Een verzorgde offerte werkt bovendien als visitekaartje, en juist bij een vertaler let de klant op taal en presentatie. Een rommelig voorstel met taalfouten ondermijnt meteen je belofte. Wil je eerst het algemene stappenplan zien, lees dan hoe je een offerte maakt en de tips uit offerte maken als zzp'er. Hier spitsen we alles toe op vertaalwerk.

Per woord, per uur of per project?

De belangrijkste keuze bij een vertaler-offerte is hoe je je prijs presenteert. Elke vorm heeft zijn plek, en je mag ze combineren binnen een opdracht.

Per woord

De meest gebruikelijke vorm bij vertaalwerk is een tarief per woord, meestal gerekend over de brontekst omdat die telbaar is voordat het werk begint. Dit is transparant en past goed bij lopende teksten zoals websites, documenten en handleidingen. Het nadeel is dat het kort, intensief denkwerk kan onderwaarderen: een slogan of een juridische titel van vijf woorden kost je vaak meer tijd dan een alinea gewone tekst.

Per uur

Bij een uurtarief reken je per gewerkt uur af. Dit past goed bij werk waarvan de omvang of complexiteit vooraf onduidelijk is, zoals het reviseren of redigeren van een bestaande vertaling, het ondertitelen van video of het bijwerken van een vertaling met veel herhalingen. Geef altijd een urenschatting, zodat de klant toch een verwachting heeft.

Per project

Bij een vaste projectprijs spreek je een totaalbedrag af voor een afgebakend resultaat, bijvoorbeeld de vertaling van een complete brochure of een set documenten. De klant weet precies waar hij aan toe is en dat verlaagt de drempel om ja te zeggen. Het risico ligt bij jou: schat je het werk verkeerd in, dan werk je deels voor eigen rekening. Een scherpe scope en duidelijke afspraken over revisies zijn dan essentieel.

Veel vertalers hanteren ook een minimumtarief voor kleine opdrachten. Voor een vertaling van een paar regels reken je geen losse woorden af, maar een vast minimumbedrag dat de tijd voor opstarten, leveren en facturatie dekt. Vermeld dat minimum op je offerte.

Hoe bepaalt de taalcombinatie je tarief?

Geen twee taalcombinaties leveren hetzelfde tarief op. Het woordtarief hangt af van hoeveel gekwalificeerde vertalers er voor een talenpaar beschikbaar zijn en hoe bewerkelijk de talen zijn. Voor veelgevraagde combinaties zoals Engels naar Nederlands of Nederlands naar Duits zijn de tarieven over het algemeen lager. Voor zeldzamere combinaties, bijvoorbeeld een minder courante taal naar het Nederlands, liggen ze hoger.

Ook de richting telt mee. Een vertaler werkt doorgaans naar de eigen moedertaal, omdat dat de hoogste kwaliteit oplevert. Vertaal je naar een taal die niet je moedertaal is, dan kost dat vaak meer tijd of een extra revisieslag door een native spreker. Onderstaande tabel geeft een indicatie van hoe taalcombinaties zich tot elkaar verhouden. De bedragen zijn illustratief en verschillen per vertaler, vakgebied en regio.

Naast de taal speelt het vakgebied mee. Een juridische, medische of technische vertaling vraagt om vakkennis en terminologiebeheer en rechtvaardigt een hoger tarief dan een algemene tekst. Benoem het vakgebied op je offerte, want het verklaart waarom jouw prijs afwijkt.

Welke extra posten zet je op een vertaalofferte?

Een sterke offerte vertaling benoemt elk deel van je werk. Zo voorkom je dat de klant denkt dat hij alleen voor de kale vertaling betaalt en de rest gratis krijgt.

Revisie door een tweede vertaler

Bij belangrijke teksten laat je de vertaling nakijken door een tweede vertaler. Dat vangt fouten op die je zelf niet meer ziet en verhoogt de kwaliteit aantoonbaar. Het volgt het bekende vier-ogen-principe. Reken revisie als aparte post of als duidelijk onderdeel van je projectprijs, zodat de klant ziet dat hij een gecontroleerde vertaling koopt en geen ruwe eerste versie.

Spoed

Moet een vertaling sneller klaar dan je normale levertermijn, dan werk je in de avond, in het weekend of schuif je ander werk opzij. Een spoedtoeslag, vaak een percentage bovenop het woordtarief, is daarvoor gangbaar en redelijk. Spreek vooraf af vanaf welke levertermijn de toeslag geldt en hoe hoog die is, zodat de klant niet voor verrassingen komt te staan.

Beediging

Officiele documenten zoals diploma's, akten, uittreksels en juridische stukken hebben vaak een beedigde vertaling nodig. Die mag alleen worden gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Register beedigde tolken en vertalers (Rbtv). De vertaler verbindt de vertaling met een gewaarmerkte kopie van het origineel, voegt een verklaring met handtekening en stempel toe en is daarvoor persoonlijk verantwoordelijk. Dat rechtvaardigt een hoger tarief.

Opmaak en bestandswerk

Krijg je de tekst niet als kale Word-tekst maar als pdf, presentatie of opgemaakte brochure, dan kost het terugbrengen van de opmaak extra tijd. Benoem opmaak en bestandsbewerking als aparte post, anders verdwijnt dat werk stilletjes in je woordtarief.

Voorbeeldtabel: offerte voor een vertaalopdracht

Hieronder een uitgewerkt voorbeeld voor de vertaling van een algemene bedrijfstekst van ongeveer 2.500 woorden van het Nederlands naar het Engels, inclusief revisie door een tweede vertaler en een lichte opmaakcontrole. De bedragen zijn illustratief, maar de opbouw kun je direct overnemen.

Sluit af met een helder totaaloverzicht waarin je het bedrag exclusief BTW, de BTW en het bedrag inclusief BTW apart vermeldt:

Gaat het om een beedigde vertaling of een spoedopdracht, dan voeg je een extra regel toe, bijvoorbeeld een toeslag voor beediging of een spoedtoeslag als percentage over het woordtarief. Werk je veel voor bureaus of marketingteams, dan sluit je offerte mooi aan op die van een tekstschrijver. Wil je zien hoe een complete offerte van kop tot totaal is opgebouwd, bekijk dan het algemene offerte voorbeeld.

Waar moet je op letten in je vertaalofferte?

Een paar kleine aanpassingen vergroten de kans op een akkoord aanzienlijk en voorkomen discussie achteraf:

• Noem de taalcombinatie expliciet. Vermeld brontaal en doeltaal, bijvoorbeeld Nederlands naar Engels, zodat er geen misverstand over de richting ontstaat.
• Zet de woordtelling erbij. Geef het aantal woorden van de brontekst waarop je je prijs baseert, zodat de klant de berekening kan volgen.
• Wees duidelijk over revisierondes. Leg vast hoeveel feedbackrondes inbegrepen zijn na oplevering en wat een extra ronde kost. Dit voorkomt eindeloos bijschaven en gratis meerwerk.
• Geef een levertermijn en een geldigheidsduur. Bijvoorbeeld levering binnen vijf werkdagen en een offerte die 14 of 30 dagen geldig is. Lees hoe lang een offerte geldig is.
• Verstuur een PDF, geen Word-bestand. Dat oogt definitief en past bij je vak.

Meer aanscherpingen vind je in onze professionele offerte tips. Een warme begeleidende mail bij je voorstel maakt vaak het verschil tussen wegklikken en reageren.

Hoe zit het met BTW bij vertaalwerk?

Vertaaldiensten vallen in Nederland doorgaans onder het algemene BTW-tarief van 21%. Lever je aan een zakelijke klant in een ander EU-land met een geldig BTW-nummer, dan kan de BTW verlegd worden naar de afnemer. Op je offerte vermeld je in dat geval dat de BTW wordt verlegd in plaats van een BTW-bedrag. Twijfel je over je specifieke situatie of werk je met de kleineondernemersregeling, raadpleeg dan je boekhouder of de Belastingdienst. Meer hierover lees je in BTW op de offerte.

Direct een offerte vertaling maken

Je hoeft niet elke offerte handmatig in Word op te maken en de BTW met de hand uit te rekenen. Met Offertje vul je je woordtarief, je taalcombinatie en je posten voor revisie, spoed en beediging in en download je een verzorgde PDF in je eigen kleur en met je logo. De totalen en BTW worden automatisch berekend, zodat jij je tijd aan vertalen besteedt in plaats van aan opmaak. Sla je gegevens een keer op en elke volgende offerte kost je nog maar een paar minuten.