Offerte maken als zzp'er: complete gids voor freelancers

Een winkelier vraagt je als zelfstandig adviseur om de overdracht tussen twee diensten te verbeteren. Voor jou klinkt dat als een dag werk. De winkelier kan net zo goed verwachten dat je het hele team traint. Schrijf daarom vóór je een bedrag noemt op wat de klant straks in handen heeft en wie ermee aan de slag gaat. Zo kun je ook bepalen hoeveel werk er in je offerte past.

Wil je tijdens het lezen je eigen voorstel invullen? Open het offertemodel Advies & freelance en kies ‘Voeg toe aan mijn offerte’. De drie regels en de voorbeeldafspraken staan dan in je concept. Vul zelf de aantallen en prijzen in.

Begin bij wat de opdrachtgever krijgt

Vraag de winkelier op welk moment het misgaat. In dit voorbeeld vergeet de late dienst terugbelverzoeken omdat die op verschillende briefjes staan. Daarmee wordt ‘de overdracht verbeteren’ een overzichtelijke opdracht. Je bekijkt twee bestaande overdrachten, maakt één checklist en bespreekt die met de bedrijfsleider. Je kunt bijvoorbeeld deze afspraak opnemen:

Je ontvangt één overdrachtschecklist voor de vroege en de late dienst. Ik verwerk één gebundelde feedbackronde. In een online gesprek van 30 minuten lopen we de definitieve versie samen door. Wil je daarna dat ik het winkelteam train, dan stuur ik je daarvoor eerst een apart voorstel.

Vervang aantallen, documenten en afspraken door wat je werkelijk met je klant hebt besproken. Geef ook aan wat je nodig hebt om te starten. In dit geval levert de bedrijfsleider de huidige checklist en twee geanonimiseerde voorbeelden aan.

Reken je uren om naar een prijs

Voor deze fictieve opdracht reserveer je acht uur tegen een eigen rekentarief van € 75. De halve uren voor lezen, bellen en aanpassen zitten in de raming. Het tarief dient uitsluitend om het voorbeeld na te rekenen. Voor je eigen opdracht kun je je benodigde uurtarief berekenen met je kosten en declarabele uren.

Bij 21% btw in dit voorbeeld komt er € 126 bij. De klant betaalt dan € 726. Bied je het werk aan voor een vaste prijs van € 600 exclusief btw en besteed je er uiteindelijk tien uur aan, dan levert deze opdracht vóór je kosten € 60 per gewerkt uur op. Vergelijk na afloop vooral de tijd per onderdeel. Als de feedback drie uur kostte, weet je welk onderdeel van je volgende offerte preciezer moet.

Wanneer kies je een uurtarief of een vaste projectprijs?

Een vaste projectprijs past bij de afgesproken checklist, feedbackronde en overdracht. Zet bij de drie regels wat elk onderdeel kost en noem € 600 één keer als totaal exclusief btw. Spreek je een vaste prijs af, vermeld dat dan ook. Dan begrijpt de klant dat de uren je prijsopbouw verklaren.

Werken op uurbasis past bijvoorbeeld als de winkelier eerst wil uitzoeken in hoeveel vestigingen het probleem speelt. Bied voor het eerste onderzoek twee uur tegen € 75 per uur aan. Spreek af dat je na die twee uur je bevindingen deelt en samen over een vervolg beslist. Het eerste budget is dan € 150 exclusief btw. De klant kan die begrensde stap afzonderlijk beoordelen.

Welke gegevens zet je op je offerte als zzp’er?

Gebruik je handelsnaam en KVK-nummer op je offerte. Offertes vallen onder de regels voor bedrijfscorrespondentie. Gebruik in contacten met klanten je btw-identificatienummer wanneer je een btw-nummer vermeldt. Je omzetbelastingnummer gebruik je voor contact met de Belastingdienst. Regels voor bedrijfscorrespondentie · Uitleg over het btw-id.

• Zet de naam van de opdrachtgever en de contactpersoon bij het voorstel. Voeg je eigen e-mailadres of telefoonnummer toe voor vragen.
• Geef het document een nummer, een datum en een geldigheidsdatum die past bij de planning. Bewaar de versie die je daadwerkelijk verstuurt.
• Vermeld het resultaat, de prijs, de btw-behandeling en de betaalafspraak. Geef aan wanneer je kunt beginnen en wat je daarvoor van de klant nodig hebt.

Hoe toon je de btw en hoe werkt dat bij de KOR?

Het adviesvoorbeeld gaat uit van een binnenlandse opdracht waarop 21% van toepassing is. Controleer voor je eigen levering welk tarief of welke vrijstelling geldt. Neem je deel aan de Nederlandse kleineondernemersregeling en valt de opdracht daaronder, dan breng je geen btw in rekening. Leg dit in gewone taal uit op je voorstel. Bij dezelfde afgesproken prijs van € 600 blijft het te betalen bedrag dan € 600. Btw-tarieven bij de Belastingdienst · Voorwaarden voor de KOR.

Controleer het voorstel zoals je klant het leest

Lees eerst alleen de opdrachtomschrijving en de totaalprijs. Is duidelijk of de training van het winkelteam erbij hoort? Staat er wanneer het bedrag verschuldigd is? Controleer daarna of de omschrijving bij de bedragen dezelfde feedbackronde noemt als de afspraken onderaan. Een tweede correctieronde op de ene plek en één op de andere is een goede reden om de tekst vóór verzending aan te passen.

Maak en verstuur je eigen versie

Begin met de drie regels voor een adviesofferte. Vul je eigen werkzaamheden, tarief, btw en afspraken in en controleer het voorbeeld op het scherm. Opstellen en bekijken is gratis. Je eigen offerte als PDF kost eenmalig € 0,99. Het werkpakket van € 4,99 bevat ook werkafspraken, een opleverchecklist en drie e-mails. Bekijk de downloadopties.

Verstuur de gekozen versie vanuit je eigen mailprogramma. Geef de klant één concrete vervolgstap. Vraag de winkelier bijvoorbeeld of deze checklist past bij de overdracht die hij voor ogen heeft. Leg uit dat jullie na zijn akkoord een intake inplannen. Bekijk meer voorbeelden voor je begeleidende mail.

Zelf aan de slag: bereken je prijs, btw of korting met de gratis tools, of begin met een offertevoorbeeld voor jouw vak.