Declarabele uren: wat blijft er werkelijk over voor je uurtarief?

Je uurtarief berekenen begint niet met alle uren die je in een jaar kunt werken. Het begint met de uren die je daadwerkelijk kunt verkopen. Administratie, acquisitie, voorbereiding en leegloop vragen ook tijd. Met drie scenario’s kun je zien hoeveel verschil dat maakt, zonder te doen alsof één declarabiliteitspercentage voor iedere ondernemer klopt.

Houd het jaarbudget in alle scenario’s gelijk

In dit fictieve voorbeeld wil een zelfstandige jaarlijks €48.000 aan omzet behalen om de gekozen inkomensdoelstelling vóór belasting, bedrijfskosten en reserveringen te dekken. Het gaat om een planningsbedrag, niet om een gemiddeld inkomen, een nettoloon of een adviesprijs. Vul voor je eigen berekening andere bedragen in als jouw situatie daarom vraagt.

De ondernemer plant 46 werkweken van 36 uur. Dat zijn 1.656 beschikbare werkuren. Vakantie en niet-gewerkte weken zitten hier al in het aantal weken. Trek die niet nog een tweede keer af bij het bepalen van je declarabele uren. Noteer wel welke werkzaamheden in die 36 uur vallen; anders vergelijk je later twee verschillende definities.

Bereken drie mogelijkheden

Alle bedragen zijn exclusief btw en vóór inkomstenbelasting. Naar boven afronden voorkomt dat het berekende tarief door afronding nét onder het gekozen omzetdoel komt. Het verschil tussen het eerste en laatste scenario ontstaat volledig door het aantal verkoopbare uren: het budget verandert nergens.

Een aandeel van 80% is in deze tabel geen doelstelling. Als je veel nieuwe klanten moet werven, kan het onhaalbaar zijn. Gebruik de tabel om je aannames te onderzoeken, niet om jezelf een gunstig tarief voor te rekenen. Je kunt dezelfde variabelen invullen in de uurtariefcalculator.

Verdeel je week zonder dubbel te tellen

Maak voor een proefperiode een eenvoudige indeling: direct klantwerk, overige bedrijfstijd en niet-gewerkte tijd. Schrijf bij klantwerk op of het apart wordt gefactureerd of in een vaste projectprijs zit. Ook uren binnen een vaste prijs tellen mee in je beoordeling van de opbrengst; ze verdwijnen niet doordat ze niet afzonderlijk op de factuur staan.

Reistijd vraagt een bewuste keuze. Reken je die apart aan de klant door, dan hoort de vergoeding bij de opbrengst van die opdracht. Zit de reis in een vaste prijs, dan moet de tijd in je projectinschatting staan. Gebruik je een opslag om reizen gemiddeld te dekken, controleer dan of je dezelfde kosten niet ook in het algemene jaarbudget en in iedere afzonderlijke regel volledig terugrekent.

Controleer de aanname met je eigen werk

Noteer enkele weken hoeveel tijd in iedere categorie valt. Een drukke week is niet vanzelf representatief voor het jaar. Houd rekening met rustige perioden en werk dat je doet voor opdrachten die uiteindelijk niet doorgaan. Bewaar daarom zowel de ruwe weekcijfers als je keuze voor een jaarverwachting.

Stel dat je regelmatig maar 18 van 36 uur kunt verkopen. Dan ondersteunt dat het scenario van 50% beter dan het scenario van 80%. Het is geen bewijs dat alle toekomstige weken gelijk zullen zijn. Gebruik de ondergrens als stresstest: is je aanbod ook bij een rustiger bezetting uitvoerbaar? Pas daarna je tarief, capaciteit of kosten aan.

Vertaal het tarief naar een begrijpelijke offerte

Je klant hoeft je hele jaarbegroting niet te ontvangen. Zet in de offerte wat je gaat leveren, hoeveel tijd of welke vaste prijs daarbij hoort en welke werkzaamheden inbegrepen zijn. Een intern rekentarief is een onderbouwing voor jou; de uiteindelijke verkoopprijs hangt ook af van de opdracht, je positionering en wat je met de klant afspreekt.

Voor een vaste opdracht kun je de geraamde uren vermenigvuldigen met je gekozen tarief. Voeg alleen directe projectkosten toe die niet al zijn gedekt. De gids vaste projectprijs berekenen laat zien hoe je onzekerheid en afbakening meeneemt. Bewaar na afloop de werkelijke uren, zodat de volgende offerte beter op je eigen praktijk aansluit.

Een invullijst voor je volgende berekening

• Mijn jaarbudget vóór inkomstenbelasting is: …
• Mijn beschikbare weken en uren per week zijn: …
• Mijn voorzichtige en verwachte declarabele aandeel zijn: …
• Deze activiteiten zijn al in de berekening opgenomen: …
• Mijn tarief per scenario, naar boven afgerond, is: …
• Ik beoordeel de aannames opnieuw na: …

Sla de aannames samen met je berekening op. Alleen het eindtarief bewaren maakt later onduidelijk waarom het bedrag veranderde. Begin met je eigen scenario en neem de uitkomst pas mee naar je offerte nadat je de inbegrepen werkzaamheden hebt gecontroleerd.

Zelf aan de slag: bereken je prijs, btw of korting met de gratis tools, of begin met een offertevoorbeeld voor jouw vak.