Een vaste projectprijs berekenen vanuit je uren

Een vaste projectprijs geeft je klant overzicht, maar vraagt van jou een goede inschatting. Je spreekt één prijs af voor een beschreven resultaat. Om te bepalen of die prijs bij je bedrijf past, kun je intern rekenen met uren, directe kosten en een expliciete ruimte voor onzekerheid.

Begin met alle stappen van het werk

Schrijf niet alleen de uitvoering op. Neem ook voorbereiding, contact, inkopen, reistijd, controle, correcties en overdracht mee als ze voor dit project nodig zijn. Een taak die je vergeet kost later nog steeds tijd. Maak je lijst concreet genoeg om na afloop te vergelijken met wat er echt is gebeurd.

Voor een fictief ontwerptraject kun je rekenen met twee uur intake, acht uur ontwerp, drie uur uitwerking, twee uur feedback en één uur overdracht. Dat zijn samen zestien uur. Dit is een rekenvoorbeeld en geen gebruikelijke norm voor ontwerpwerk.

Vermenigvuldig met je eigen rekentarief

Bij een intern tarief van €60 per uur is zestien uur gelijk aan €960. Voeg je €90 aan projectspecifieke kosten toe, dan kom je op €1.050 exclusief btw. Zorg dat die €90 niet al volledig in je uurtarief zit. Anders tel je dezelfde kosten dubbel.

Je kunt je eigen onderbouwing maken met de uurtariefcalculator. Die rekent met inkomen vóór inkomstenbelasting, bedrijfskosten, reservering en declarabele uren. Het resultaat is een vertrekpunt voor jouw berekening, geen gegarandeerd winstgevend markttarief.

Maak onzekerheid zichtbaar

Weet je nog niet hoe goed de klantgegevens zijn of hoeveel afstemming nodig is, verwerk die onzekerheid bewust. In het voorbeeld betekent twee uur extra ruimte nog €120. De berekende projectprijs wordt dan €1.170 exclusief btw. Je kunt intern zien dat daar achttien uur en €90 directe kosten achter zitten.

Gebruik geen standaard buffer zonder te bedenken waarvoor die dient. Bij een duidelijke herhaalopdracht kan de onzekerheid anders zijn dan bij een nieuw type werk. Is een onderdeel nog onvoldoende te beschrijven, overweeg dan eerst een aparte inventarisatie of een optie met een heldere voorwaarde.

Zet de grenzen naast de prijs

Beschrijf het resultaat in aantallen, formaten, onderdelen of een meetbare oplevering. Vermeld wat de klant aanlevert, hoeveel feedbackrondes zijn opgenomen en welke werkzaamheden buiten de opdracht vallen. Leg ook vast hoe je een wijziging bespreekt voordat je extra werk uitvoert.

Bij het ontwerpvoorbeeld kan dat zijn: één ontwerpvoorstel, één gebundelde feedbackronde en oplevering in twee bestandsformaten. Nieuwe concepten na akkoord en extra formaten staan dan niet stilzwijgend in dezelfde prijs. Gebruik de checklist voor werkafspraken om open punten te vinden.

Controleer je inschatting na afloop

Noteer de werkelijk bestede tijd per onderdeel. Heeft het project bij €1.170 omzet en €90 directe kosten twintig uur gevraagd, dan blijft vóór overige kosten €1.080 / 20 = €54 per uur over. Bij achttien uur is dat €60. Zo zie je wat een extra feedbackronde doet met je interne opbrengst.

Gebruik die informatie bij je volgende vergelijkbare offerte. Verhoog niet automatisch iedere prijs: onderzoek eerst welke aanname misging, wat je efficiënter kunt doen en of je afbakening duidelijk was. Maak vervolgens je eigen offerte met een vaste projectprijs en controleer of het beschreven resultaat bij dat bedrag past.

Zelf aan de slag: bereken je prijs, btw of korting met de gratis tools, of begin met een offertevoorbeeld voor jouw vak.