Stundensatz kalkulieren: mit abrechenbaren Stunden rechnen

Offertje-Redaktion. Die Beispiele veranschaulichen die Rechnung und sind keine Erhebung von Marktpreisen. Geprüft am 5. November 2026.

Arbeitszeit ist nicht automatisch abrechenbare Zeit. Angebote schreiben, Material beschaffen, Termine koordinieren und die Buchhaltung erledigen kostet ebenfalls Stunden. Ein Stundensatz, der jede Arbeitsstunde als verkäuflich behandelt, kann deshalb zu niedrig sein, obwohl der Kalender voll aussieht.

Den jährlichen Umsatzbedarf zusammenstellen

Beginne mit eigenen Zahlen. In unserem fiktiven Beispiel sollen 48.000 € für die Vergütung des Inhabers vor persönlichen Steuern, 12.000 € für laufende betriebliche Kosten und 6.000 € als Reserve erwirtschaftet werden. Zusammen sind das 66.000 € Umsatz vor Umsatzsteuer. Die Beträge sind keine Empfehlung und kein Branchendurchschnitt.

Prüfe, welche Kosten bereits an anderer Stelle eingeplant sind. Versicherungen, Software und Ersatz für Arbeitsmittel können in den Betriebskosten stehen. Material, das du einzelnen Aufträgen separat zurechnest, sollte nicht gleichzeitig vollständig in den allgemeinen Kosten enthalten sein. Sonst kalkulierst du denselben Aufwand doppelt.

Das persönliche Einkommensziel ist ausdrücklich kein Nettoeinkommen nach allen Steuern und Beiträgen. Welche Beträge dir privat verbleiben, hängt von deiner Situation ab. Dieser Rechenweg plant den erforderlichen Umsatz; er ersetzt keine Steuer- oder Sozialversicherungsberechnung.

Realistische Kapazität als Nenner verwenden

Angenommen, du kannst an 44 Wochen jeweils 25 Stunden abrechnen. Das ergibt 1.100 Stunden im Jahr. Teile den Umsatzbedarf durch diese Kapazität: 66.000 € ÷ 1.100 = 60 € je abrechenbarer Stunde. Die übrige Zeit muss unter anderem Verwaltung, Akquise, Urlaub, Krankheit und freie Kapazität abdecken.

Rechne anschließend ein vorsichtigeres Szenario. Bei nur 1.000 abrechenbaren Stunden benötigst du 66 € pro Stunde für dasselbe Ziel. Bleibst du bei 60 €, entstehen 60.000 € Umsatz, also 6.000 € weniger als geplant. So wird sichtbar, wie stark der Satz von der tatsächlich verkäuflichen Zeit abhängt.

Den Satz in eine Auftragskalkulation übersetzen

Acht kalkulierte Stunden zu 60 € ergeben 480 € vor separat berechnetem Material und gegebenenfalls Umsatzsteuer. Erfasse die notwendige Vor- und Nachbereitung des Auftrags. Berücksichtige dabei, ob solche Zeiten schon über die Jahreskapazität oder über konkrete Auftragsstunden abgedeckt werden.

Der errechnete Satz ist eine Planungsgröße unter deinen Annahmen, kein garantierter Marktpreis. Erfahrung, Spezialisierung, Dringlichkeit und der Nutzen des Ergebnisses können einen anderen Angebotspreis rechtfertigen. Prüfe nach abgeschlossenen Aufträgen die tatsächlichen Stunden und aktualisiere deine Annahmen.

Mit dem Stundensatzrechner lassen sich die Szenarien vergleichen. Im Angebot beschreibst du anschließend, welche Leistung der gewählte Betrag konkret umfasst.