Offerte annuleren: dit zijn de regels voor en na akkoord

Wil je niet verder met een offerte of opdracht? Begin met het verzamelen van het voorstel, je reactie en de bijbehorende voorwaarden. Daarmee kun je een concreet gesprek voeren over wat er wel en niet is afgesproken. Dit artikel helpt je dat gesprek voorbereiden. Het is algemene informatie; een specifieke overeenkomst kan een andere beoordeling vragen.

Heb je de offerte al geaccepteerd?

Een handtekening is niet altijd nodig om een overeenkomst te sluiten. Ook een akkoord per e-mail of een mondelinge afspraak kan meetellen. Dat je nog niets hebt betaald, bewijst op zichzelf niet dat je nergens aan vastzit. Voor sommige overeenkomsten bestaan bijzondere vereisten. ACM ConsuWijzer legt dit uit bij het sluiten en stoppen van overeenkomsten.

Bekijk daarom meer dan alleen de laatste PDF. Heb je bijvoorbeeld in een eerdere e-mail toestemming gegeven om materiaal te bestellen of een ontwerp te maken? Neem die correspondentie mee. Als je het aanbod nog niet hebt aanvaard, kun je laten weten dat je er niet op ingaat. Controleer daarbij of je los van de offerte al een betaalde opname, adviesafspraak of voorbereidende opdracht hebt afgesproken.

Maak een korte tijdlijn: wanneer ontving je de offerte, wanneer reageerde je en wat was de precieze reactie? Schrijf feitelijke gebeurtenissen op. Een geheugensteuntje als ‘telefonisch gesproken over planning’ is nuttiger dan achteraf aannemen dat de ander wel zal hebben begrepen wat je bedoelde.

Een bestaande opdracht stoppen

Vraag bij een opdracht die al is afgesproken welke regeling voor stoppen wordt gebruikt en welke kosten worden gevraagd. De ACM noemt bij diensten onder meer uitgevoerd werk, besteld materiaal en eventueel verlies aan inkomsten als mogelijke onderdelen van redelijke annuleringskosten. De toepasselijke afspraken en het soort overeenkomst blijven bepalend. Lees de uitleg van de ACM over annuleren en opzeggen.

Stoppen omdat je plannen veranderen, is bovendien een andere situatie dan een klacht over werk dat niet goed wordt geleverd. Gebruik die redenen niet door elkaar. Beschrijf wat er feitelijk speelt en laat bij twijfel beoordelen welke vervolgstap past. Zelf een bedrag kiezen of een betaling negeren lost een geschil niet op.

Controleer bedenktijd apart

Consumenten kunnen bij veel overeenkomsten op afstand of buiten de verkoopruimte wettelijke bedenktijd hebben. Vaak gaat het om veertien dagen, maar er zijn uitzonderingen en de start van de termijn hangt af van de aankoop. Ook toestemming om alvast te beginnen kan gevolgen hebben. Een zakelijke bestelling is niet automatisch hetzelfde als een consumentenaankoop. Gebruik daarom de actuele uitleg over bedenktijd bij ACM ConsuWijzer voor je eigen situatie.

Noteer hoe de afspraak tot stand kwam: via een website, telefonisch, tijdens een bezoek of op een andere manier. Bewaar ook de informatie die je over bedenktijd ontving. Een regel onderaan een offerte is geen reden om de rest van het dossier over te slaan.

Vraag om een controleerbare specificatie

Een eindbedrag zonder uitleg is lastig te bespreken. Vraag om een overzicht waarin je de posten kunt terugvinden en leg dit naast de offerte. Maak bijvoorbeeld een tabel met deze kolommen:

• De omschrijving van de gevraagde kosten.
• De datum waarop het werk is uitgevoerd of materiaal is besteld.
• Het aantal uren, stuks of een andere gebruikte grondslag.
• Het bedrag en een toelichting op de berekening.
• De afspraak waarop de post volgens de aanbieder is gebaseerd.
• De verwerking van een eventuele aanbetaling.

Stel dat een aanbieder ‘voorbereiding’ noemt. Vraag dan welke voorbereiding dat was en wanneer die is uitgevoerd. Dat maakt het gesprek concreter dan alleen discussiëren over een totaalpercentage. Deze controlelijst bepaalt niet of een post juridisch verschuldigd is; ze helpt de informatie boven tafel krijgen.

Voorbeeldmail om het gesprek te openen

Pas dit voorbeeld aan je situatie aan. Het is een verzoek om overleg, geen standaardbrief waarmee iedere overeenkomst automatisch eindigt. Voor een beroep op een specifiek recht kun je beter het passende voorbeeld van ACM ConsuWijzer of juridisch advies gebruiken.

Onderwerp: overleg over offerte [nummer]

Beste [naam],

Ik wil met u bespreken hoe we de opdracht bij offerte [nummer] van [datum] kunnen stoppen. De aanleiding is [korte feitelijke toelichting]. Wilt u bevestigen welke werkzaamheden inmiddels zijn uitgevoerd en welke bestellingen zijn geplaatst?

Als u hiervoor kosten in rekening wilt brengen, ontvang ik graag een specificatie en de afspraken waarop die kosten volgens u zijn gebaseerd. Wilt u ook aangeven hoe een eventuele aanbetaling wordt verwerkt?

Graag hoor ik hoe we dit kunnen afronden en ontvang ik een schriftelijke bevestiging van wat we afspreken.

Met vriendelijke groet,
[naam]

Bewaar je verzonden bericht en de reactie bij dezelfde offerteversie. Geef bij telefonisch overleg daarna schriftelijk weer wat je hebt besproken. Zo hoef je later niet uit losse berichten te reconstrueren welke versie en welke werkzaamheden centraal stonden.

Voor ondernemers: leg open punten vooraf vast

Maak bij een nieuwe opdracht duidelijk wat de klant krijgt, wat nog moet worden aangeleverd en wanneer jullie opnieuw afstemmen. Zet een prijswijziging of extra opdracht niet stilzwijgend in een oude PDF. Gebruik een herkenbaar versienummer en bewaar het akkoord dat bij die versie hoort.

Een goede praktische voorbereiding bestaat uit een duidelijke scope, een planning, betaalmomenten en een manier om wijzigingen te bespreken. Laat de juridische voorwaarden passend maken voor je dienstverlening en je klanten. Een standaardzin als ‘altijd 30% annuleringskosten’ is geen vervanging voor die beoordeling.

Met de checklist voor werkafspraken zie je welke praktische punten nog openstaan. Je kunt daarna je volgende offerte opstellen. Het opstellen is gratis; voor de PDF of het werkpakket betaal je de prijs die vóór de betaling wordt getoond.

Zelf aan de slag: bereken je prijs, btw of korting met de gratis tools, of begin met een offertevoorbeeld voor jouw vak.