Offerte voor een buitenlandse klant: btw, valuta en voorwaarden goed geregeld

Een offerte voor een buitenlandse zakelijke klant binnen de EU maak je in de meeste gevallen zonder Nederlandse btw: je verlegt de btw naar de klant en vermeldt "btw verlegd" plus beide btw-nummers op de offerte. Lever je aan een klant buiten de EU, dan geldt voor de meeste diensten en exportleveringen het 0%-tarief of valt de dienst buiten de Nederlandse btw-heffing. Het bedrag op je offerte is dan exclusief btw en de klant rekent zelf af in eigen land.

Wanneer verleg je de btw naar een buitenlandse klant

De hoofdregel voor diensten aan zakelijke klanten (B2B) is dat de dienst belast is in het land waar jouw klant gevestigd is. Lever je als Nederlandse ondernemer een dienst aan een Duitse GmbH of een Belgische bv, dan breng je geen Nederlandse btw in rekening. In plaats daarvan verleg je de btw: de klant geeft de btw zelf aan in zijn eigen land. Op je offerte en latere factuur zet je de tekst "btw verlegd" of in het Engels "VAT reverse charged", samen met jouw btw-nummer en het btw-nummer van de klant.

Voor goederen werkt het vergelijkbaar. Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land en worden die goederen ook echt naar dat land vervoerd, dan is dat een intracommunautaire levering tegen 0% btw. Je hebt daarvoor twee dingen nodig: een geldig buitenlands btw-nummer van de klant en bewijs van het vervoer, zoals een vrachtbrief of verzendbevestiging. Ontbreekt een van beide, dan kan de Belastingdienst alsnog 21% Nederlandse btw naheffen over het volledige offertebedrag. Bij een order van € 20.000,00 praat je dan over € 4.200,00 die je zelf mag bijleggen als je die niet meer op de klant kunt verhalen.

Btw per klanttype: EU, buiten de EU, zakelijk of particulier

Welke btw je op de offerte zet, hangt af van twee vragen: zit de klant binnen of buiten de EU, en is het een ondernemer of een particulier. De tabel hieronder vat de meest voorkomende situaties voor diensten samen. Lees voor de Nederlandse basisregels ook het artikel over btw op de offerte.

Let op de grens van € 10.000,00 voor verkopen aan EU-consumenten. Blijf je met al je EU-consumentenomzet samen onder dat bedrag per kalenderjaar, dan mag je Nederlandse btw blijven rekenen. Ga je eroverheen, dan moet je het btw-tarief van het land van de klant hanteren en dat afdragen via het One Stop Shop-portaal van de Belastingdienst. Een Deense particuliere klant betaalt dan bijvoorbeeld 25% in plaats van 21%, wat je marge raakt als je met vaste totaalprijzen werkt.

Rekenvoorbeeld: offerte voor een Duitse zakelijke klant

Stel: je bent webdesigner en een Duitse GmbH uit Keulen vraagt je een bedrijfswebsite te bouwen. De klant heeft een geldig Duits btw-nummer (begint met DE). Omdat het een B2B-dienst binnen de EU is, verleg je de btw. Je offerte ziet er dan zo uit:

De klant betaalt dus exact het subtotaal: € 4.250,00. Onder de tabel vermeld je "VAT reverse charged to recipient, Art. 196 EU VAT Directive", jouw NL-btw-nummer en het DE-nummer van de klant. Na acceptatie geef je de omzet op in je btw-aangifte (rubriek 3b) en in de Opgaaf intracommunautaire prestaties. Vergeet die ICP-opgaaf niet: de Belastingdienst matcht die met de Duitse aangifte van je klant en kan bij het ontbreken een boete tot € 1.377,00 opleggen.

Valuta: offreer in euro of in vreemde valuta

Binnen de eurozone is er niets aan de hand, maar een Britse, Amerikaanse of Zwitserse klant wil vaak een prijs in eigen valuta zien. Offreer je in dollars of ponden, dan loop jij het koersrisico tussen offertedatum en betaaldatum. Een projectprijs van 10.000 dollar was begin 2026 ongeveer € 9.200,00 waard; schommelt de koers 3% in jouw nadeel, dan lever je zonder iets te doen € 276,00 marge in. Bij langere projecten met termijnbetalingen stapelt dat op.

Drie praktische keuzes om dat risico te beperken. Eén: offreer in euro en laat de klant het valutarisico dragen; voor de meeste zakelijke klanten is dat acceptabel. Twee: offreer in de valuta van de klant, maar verkort de geldigheidsduur van de offerte naar 14 dagen en neem een koersclausule op: "Prijzen zijn gebaseerd op een koers van 1 EUR = 1,09 USD; bij een afwijking van meer dan 2% op factuurdatum worden prijzen herrekend." Drie: vraag een aanbetaling van 30 tot 50% bij opdracht, zodat het grootste deel van het bedrag snel binnen is tegen de huidige koers. Reken ook transactiekosten mee: een internationale overboeking buiten SEPA kost al snel € 6,00 tot € 25,00 en banken rekenen 1 tot 2% koersopslag. Spreek in de offerte af dat de klant "OUR" of gedeelde kosten ("SHA") betaalt, anders komt er structureel minder binnen dan je offreert.

Taal, algemene voorwaarden en rechtskeuze

Stuur een buitenlandse klant bij voorkeur een Engelstalige offerte, tenzij je de taal van de klant vloeiend beheerst. Een halfvertaalde Duitse offerte met fouten oogt onprofessioneler dan een verzorgde Engelse. Gebruik in elk geval consequent dezelfde taal voor offerte, voorwaarden en correspondentie: bij een geschil weegt mee of de klant de stukken redelijkerwijs kon begrijpen. Hoe je de offerte zelf inhoudelijk opbouwt lees je in de basisgids offerte maken.

Belangrijker dan de taal is de rechtskeuze. Neem in je algemene voorwaarden bij de offerte expliciet op dat Nederlands recht van toepassing is en dat geschillen worden voorgelegd aan de Nederlandse rechter, bijvoorbeeld de rechtbank in jouw arrondissement. Zonder die clausule kun je bij een conflict gedwongen worden te procederen in het land van de klant, met buitenlandse advocaatkosten die al snel € 5.000,00 of meer bedragen voordat er inhoudelijk iets is gebeurd. Voeg de voorwaarden als bijlage toe of link ernaar en laat de klant bij acceptatie van de offerte bevestigen dat hij ze heeft ontvangen; alleen verwijzen naar je website is bij internationale klanten juridisch wankel.

Lever je goederen? Zet een Incoterm op de offerte

Verstuur je fysieke producten naar het buitenland, dan bepaalt de leveringsconditie wie transport, verzekering, invoerrechten en risico betaalt. Daarvoor bestaan Incoterms, gestandaardiseerde driletterafkortingen die je op de offerte zet achter de leverplaats. De drie meest gebruikte voor mkb en zzp:

• EXW (Ex Works): de klant haalt op bij jouw deur en regelt alles zelf. Minste risico voor jou, maar klantonvriendelijk bij kleine orders.
• DAP (Delivered At Place): jij regelt en betaalt transport tot het adres van de klant; de klant betaalt invoer-btw en eventuele invoerrechten. De meest gangbare keuze richting het VK en Zwitserland.
• DDP (Delivered Duty Paid): jij betaalt alles, inclusief buitenlandse invoerrechten en btw. Alleen doen als je die kosten vooraf exact kent, anders eet een onverwachte heffing van 4 tot 12% invoerrecht je hele marge op.

Zet de Incoterm altijd met plaatsnaam en jaartal op de offerte, bijvoorbeeld "DAP Antwerpen, Incoterms 2020". Zo voorkom je discussie over wie de € 180,00 transportkosten of de Britse invoer-btw van 20% betaalt. Meer over leverafspraken vind je in het artikel over leveringsvoorwaarden in de offerte.

De valkuil die bijna iedereen mist: check het btw-nummer vóór je de offerte verstuurt

De meeste ondernemers controleren het btw-nummer van een buitenlandse klant pas bij het factureren, of helemaal niet. Dat is de duurste fout in dit hele traject. Verleg je de btw op basis van een nummer dat ongeldig, verlopen of van een ander bedrijf blijkt te zijn, dan mag jij alsnog 21% Nederlandse btw afdragen over de volledige omzet. Bij het rekenvoorbeeld hierboven is dat € 892,50 uit eigen zak, want een buitenlandse klant betaalt zelden vrijwillig bij op een prijs die al is afgesproken.

Controleer het nummer daarom al in de offertefase via VIES, het gratis validatiesysteem van de Europese Commissie. Dat kost dertig seconden. Sla een schermafdruk van de geldige controle op bij je administratie, met datum: dat is jouw bewijs van zorgvuldigheid als het nummer later toch ongeldig blijkt. Vraag bij twijfel ook een uittreksel uit het lokale handelsregister op. En stel de klant bij het intakegesprek standaard drie vragen: wat is jullie officiële juridische entiteitsnaam, wat is het btw-nummer, en op welk vestigingsadres moet de offerte staan. Een Duitse "GmbH i.G." (in oprichting) heeft bijvoorbeeld nog geen geldig btw-nummer, en dan kun je niet verleggen.

Checklist: dit zet je op een offerte voor het buitenland

Een internationale offerte bevat alles wat op een Nederlandse offerte staat, plus een aantal extra elementen. Loop deze lijst na voordat je op verzenden drukt:

1. Volledige juridische naam en vestigingsadres van de klant, plus het gevalideerde btw-nummer.
2. Jouw eigen btw-nummer (NL-nummer) en KVK-nummer.
3. De btw-behandeling: "btw verlegd", 0% export of het toepasselijke tarief, met de juiste Engelse vermelding.
4. Valuta en eventuele koersclausule; geldigheid van 14 dagen bij vreemde valuta.
5. Betaalgegevens met IBAN én BIC/SWIFT, en de afspraak wie transactiekosten draagt.
6. Rechtskeuze (Nederlands recht) en bevoegde rechter in je voorwaarden.
7. Bij goederen: de Incoterm met plaats en "Incoterms 2020".
8. Betaaltermijn: hanteer 14 dagen in plaats van 30, omdat internationale incasso trager en duurder is.

Overweeg bij een eerste opdracht voor een onbekende buitenlandse klant bovendien een aanbetaling van 30 tot 50%. Een Nederlandse incasso in het buitenland kost via een incassobureau al snel 15% van de hoofdsom plus vertaal- en proceskosten, dus voorkomen is hier letterlijk goedkoper dan innen. Met de gratis offertetool van Offertje stel je zo'n internationale offerte direct op: je past de btw-regel per regel aan, zet "btw verlegd" bij het tarief, voegt je voorwaarden toe en downloadt een strakke PDF. Geen account en geen abonnement nodig, dus je kunt meteen aan de slag.