Het verschil tussen een offerte en een factuur uitgelegd

Offerte en factuur lijken op elkaar: het zijn allebei zakelijke documenten met bedragen en BTW erop. Toch hebben ze een totaal verschillende functie en gelden er andere regels voor. Wie de twee door elkaar haalt, riskeert verwarring bij de klant of zelfs problemen met de Belastingdienst. In dit artikel leggen we het verschil tussen een offerte en een factuur helder uit: wat is het doel, wanneer stuur je wat, welke juridische status heeft elk document en welke gegevens horen erop.

Wat is een offerte?

Een offerte is een voorstel dat je vooraf naar een mogelijke klant stuurt. Je laat erin zien wat je gaat leveren en wat dat kost. Een offerte is vrijblijvend: zolang de klant geen akkoord geeft, ontstaat er geen overeenkomst en is niemand tot iets verplicht. Het doel van een offerte is dus overtuigen en de opdracht binnenhalen. Pas wanneer de klant ja zegt, wordt het aanbod een afspraak. Wil je weten wat er allemaal in hoort, lees dan wat er op een offerte moet staan.

Omdat de offerte meestal het eerste document is dat een klant van je krijgt, vormt hij ook het beeld van je bedrijf. Een nette, complete offerte wekt vertrouwen en maakt de kans op een ja groter.

Wat is een factuur?

Een factuur is een rekening die je achteraf stuurt, nadat je het werk hebt geleverd of de afgesproken termijn hebt bereikt. De factuur is geen voorstel meer, maar een betalingsverzoek voor iets dat al is afgesproken en uitgevoerd. Anders dan bij een offerte stelt de wet hier wel harde eisen aan. Een factuur is een fiscaal document dat je in je administratie bewaart en waarop je de BTW verantwoordt.

Omdat de BTW via de factuur loopt, moet dit document kloppen. Een ontbrekend BTW-nummer of factuurnummer kan tot problemen leiden bij je eigen aangifte of bij de klant die de BTW wil terugvragen.

Offerte en factuur naast elkaar

De snelste manier om het verschil te begrijpen is de twee documenten naast elkaar te zetten:

Wanneer stuur je wat?

De volgorde is in de meeste gevallen vast. Hieronder zie je hoe een typische opdracht verloopt:

1. Je stuurt een offerte. De klant heeft een vraag en jij doet een voorstel met prijs en omschrijving.
2. De klant geeft akkoord. Vanaf dat moment is er een overeenkomst. Reageert de klant niet, dan is dat een teken om de offerte op te volgen.
3. Je voert het werk uit. Soms in delen, soms in één keer.
4. Je stuurt een factuur. Na oplevering, of bij grotere projecten in termijnen met deelfacturen.

Bij langlopende projecten kun je tussendoor al factureren, bijvoorbeeld een aanbetaling na akkoord en het restant bij oplevering. De offerte blijft daarbij het startpunt waarin je deze afspraken vastlegt.

Welke gegevens horen op een offerte?

Een offerte heeft geen wettelijk verplicht format, maar je klant verwacht wel een vaste set gegevens: je afzendergegevens met KVK- en BTW-nummer, de klantgegevens, een offertenummer, de datum en geldigheidsduur, een heldere omschrijving in regels, de prijs met BTW en je voorwaarden. De volledige checklist vind je in wat er op een offerte moet staan.

Welke gegevens horen op een factuur?

Voor een factuur gelden wel wettelijke eisen. In grote lijnen moeten deze gegevens erop staan:

• Je volledige bedrijfsnaam, adres en BTW-nummer.
• De naam en het adres van je klant.
• Een uniek, doorlopend factuurnummer.
• De factuurdatum.
• Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
• Het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief, het BTW-bedrag en het totaal inclusief BTW.

Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, of pas je een verlegde regeling toe, dan gelden er aanvullende eisen. Houd hiervoor de informatie van de Belastingdienst aan.

De juridische status nader bekeken

Het grootste verschil zit in de verplichting die uit elk document voortvloeit. Een offerte verplicht in beginsel niemand tot iets. Je doet een voorstel en de klant mag ja of nee zeggen, of helemaal niet reageren. Pas op het moment dat de klant akkoord geeft, ontstaat er een overeenkomst en zijn jullie aan de gemaakte afspraken gebonden. Tot dat moment is de offerte vrijblijvend, wat betekent dat je hem onder voorwaarden nog kunt intrekken of aanpassen. Wat dat precies inhoudt, lees je in de betekenis van een vrijblijvende offerte.

Een factuur ligt fundamenteel anders. Die stuur je niet om iemand te overtuigen, maar om betaling te vragen voor iets dat al is afgesproken en geleverd. De klant heeft daarmee een betalingsverplichting binnen de termijn die op de factuur staat. Betaalt hij niet op tijd, dan kun je herinneren, aanmanen en uiteindelijk incasseren. Een offerte kun je niet incasseren, simpelweg omdat er nog geen overeenkomst en dus geen schuld is.

Timing: wat komt eerst?

In de praktijk volgt de timing logisch uit de functie. De offerte hoort vooraf, want je wilt de klant overtuigen voordat je aan de slag gaat. De factuur hoort achteraf, want je rekent af voor iets dat is gedaan. Toch zien we ondernemers de twee soms door elkaar halen, met vervelende gevolgen.

Een veelgemaakte fout is direct een factuur sturen zonder eerst een akkoord op een aanbod te hebben. De klant schrikt dan van een rekening voor iets waar hij nooit duidelijk ja tegen heeft gezegd, en je staat zwak als er discussie ontstaat over de prijs. Andersom komt ook voor: ondernemers blijven offertes sturen en vergeten netjes te factureren, waardoor geleverd werk maandenlang niet betaald wordt. Houd de volgorde aan, dan voorkom je beide problemen.

Wat gebeurt er bij meerwerk?

Een veelvoorkomende situatie waarin offerte en factuur elkaar raken, is meerwerk. Stel, je hebt een offerte voor een verbouwing afgegeven en tijdens het werk vraagt de klant om iets extra's. Dat extra werk valt buiten de oorspronkelijke offerte. De nette aanpak is om hiervoor een aanvullende offerte of een schriftelijke akkoordvraag te sturen voordat je het uitvoert, en het pas daarna op de factuur te zetten.

Zet je meerwerk zomaar op de eindfactuur zonder voorafgaand akkoord, dan ontstaat vaak discussie. De klant zegt dan terecht dat hij daar nooit een aanbod voor heeft gezien. Hoe je dit netjes regelt, lees je in meerwerk en de offerte. De rode draad blijft hetzelfde: een aanbod gaat altijd vooraf, de factuur volgt.

BTW op offerte en factuur

Op zowel de offerte als de factuur vermeld je de BTW, maar de lat ligt bij de factuur hoger. Op de offerte help je de klant door het bedrag exclusief BTW, de BTW en het totaal inclusief BTW apart te tonen, zodat hij weet waar hij aan toe is. Op de factuur is een correcte BTW-vermelding wettelijk verplicht, omdat de klant op basis daarvan eventueel de BTW terugvraagt. Een volledige uitleg over tarieven en uitzonderingen lees je in BTW op de offerte.

Aan de slag

Begin altijd bij de offerte. Een sterk voorstel haalt de opdracht binnen, en pas daarna komt de factuur in beeld. Met Offertje stel je snel een verzorgde offerte op, met automatische BTW-berekening en je eigen logo. Wil je weten hoe je een offerte stap voor stap opbouwt, lees dan de gids offerte maken. Zo zet je de eerste stap richting een tevreden klant en een correcte factuur.