Wat kost een offerte? Mag je geld vragen voor offreren

Een offerte is in Nederland in vrijwel alle gevallen gratis en vrijblijvend. Een bedrijf mag wel kosten vragen voor het opstellen van een offerte, maar alleen als het die kosten vooraf duidelijk heeft afgesproken. Doet het dat niet, dan hoef je als klant achteraf niets te betalen voor een prijsopgave die je niet hebt gevraagd om te betalen.

Toch hoor je steeds vaker over rekeningen voor calculatiekosten, tekenwerk of een inmeting. Dat roept de vraag op: wat kost een offerte nou eigenlijk, en wanneer is het redelijk dat je ervoor betaalt? In dit artikel lees je hoe het zit met gratis versus betaalde offertes, welke bedragen realistisch zijn, en hoe je het als ondernemer netjes regelt zonder klanten af te schrikken. De bedragen hieronder zijn indicatief en verschillen per branche, regio en de omvang van het voorwerk.

Wat kost een offerte gemiddeld?

Voor de meeste klussen en opdrachten kost een offerte je niets. Een aannemer, schilder, hovenier of dienstverlener maakt standaard een gratis en vrijblijvende prijsopgave, omdat het opstellen ervan onderdeel is van het binnenhalen van werk. Je betaalt pas zodra je de opdracht geeft en het werk wordt uitgevoerd, niet voor het voorstel zelf.

Betaalde offertes komen wel voor, maar bijna altijd bij situaties waarin het bedrijf flink wat tijd moet steken in voorbereiding. Denk aan een ontwerp, een gedetailleerde calculatie, een bouwtekening of een uitgebreide opname op locatie. Onderstaande tabel geeft een indicatief beeld. De werkelijke kosten hangen af van de branche en de omvang van het werk.

De rode draad: hoe meer maatwerk en voorbereiding een offerte vraagt, hoe groter de kans dat er kosten aan verbonden zijn. Een snelle prijsopgave op basis van een aanvraag blijft vrijwel altijd gratis. Wil je weten hoe zo'n prijsopgave eruit hoort te zien, lees dan wat moet er op een offerte staan.

Mag een bedrijf geld vragen voor een offerte?

Ja, dat mag. Er is geen wet die een bedrijf verbiedt om een vergoeding te vragen voor het opstellen van een offerte. De voorwaarde is wel hard: de klant moet vooraf weten dat er kosten aan verbonden zijn. Een bedrijf kan dus niet eerst aan de slag gaan en achteraf een rekening sturen voor een offerte waar je niet om gevraagd hebt te betalen.

In de praktijk betekent dit dat de afspraak over offertekosten van tevoren duidelijk gemaakt moet zijn, bijvoorbeeld op de website, in een mail, of in de algemene voorwaarden waar je expliciet op gewezen bent. Stuurt een bedrijf toch zomaar een rekening voor een offerte, zonder dat dit van tevoren is gemeld, dan sta je als klant juridisch sterk. Bij een geschil neigt een rechter er meestal naar de particulier in het gelijk te stellen.

Voor jou als klant is de praktische tip simpel: vraag altijd om een gratis en vrijblijvende offerte en check zo nodig de voorwaarden. Voor jou als ondernemer betekent het dat je transparant moet zijn. Wil je kosten rekenen, communiceer dat dan helder voordat je begint. Meer over hoe je dat vastlegt, lees je in algemene voorwaarden bij je offerte.

Wanneer zijn calculatiekosten redelijk?

Het verschil tussen een gratis en een betaalde offerte zit in de hoeveelheid voorwerk. Een korte prijsopgave hoort bij de acquisitie en is gratis. Maar zodra een bedrijf echt uren moet maken aan voorbereiding voordat er ook maar een opdracht is, wordt een vergoeding verdedigbaar. Voor een ondernemer is calculeren namelijk niet gratis: het kost tijd die anders aan betaald werk besteed kan worden.

Calculatiekosten zijn doorgaans redelijk in deze situaties:

• Een echte voorstudie. Het bedrijf moet onderzoek doen, berekeningen maken of een plan uitwerken voordat er een prijs op tafel kan komen.
• Ontwerp of tekenwerk. Er wordt een schets, ontwerp of technische tekening gemaakt die ook waarde heeft als je de opdracht ergens anders zou laten uitvoeren.
• Uitgebreide opname op locatie. Inmeten, inventariseren en adviseren kost een halve of hele dag, los van het opstellen van de offerte zelf.
• Maatwerk dat moeilijk te kopieren is. Het voorwerk is zo specifiek dat het feitelijk een product op zichzelf is.

Niet redelijk is het om een standaardvergoeding te vragen voor een gewone prijsopgave die hooguit een half uurtje rekenen kost. Dat hoort bij het ondernemen. Houd dus altijd de verhouding in de gaten tussen het gevraagde bedrag en het werkelijke werk dat erin gaat zitten.

Hoe verreken je offertekosten met de opdracht?

Een veelgebruikte en eerlijke oplossing is de offertekosten verrekenen met de opdracht. Je vraagt de klant dan vooraf een vergoeding voor het voorwerk, maar belooft dit bedrag in mindering te brengen op de eindprijs als de opdracht doorgaat. Zo betaalt de klant alleen echt voor het voorbereidende werk als hij uiteindelijk niet met je in zee gaat.

Deze aanpak heeft voor beide partijen voordelen. Jij krijgt een vergoeding voor serieus voorwerk en zeeft tegelijk de niet-serieuze aanvragen eruit. De klant weet dat hij niets extra betaalt zodra hij akkoord gaat. Het voelt daardoor eerlijk en houdt de drempel laag. Een korte zin op je offerte volstaat, bijvoorbeeld dat de calculatiekosten worden verrekend bij opdracht.

Welk model je ook kiest, leg het vooraf vast en zet het zwart op wit in je offerte. Zo voorkom je discussie achteraf. Twijfel je over de opbouw van je prijsopgave, lees dan hoe je een offerte maakt en bekijk een uitgewerkt offerte voorbeeld.

Voorbeeld: een offerte met verrekenbare calculatiekosten

Stel, een ontwerpbureau maakt een eerste indelingsvoorstel voordat het een offerte voor de volledige inrichting uitbrengt. Dat voorwerk kost tijd en wordt daarom apart benoemd, met de afspraak dat het wordt verrekend zodra de klant de hoofdopdracht geeft. Zo zou dat er illustratief uit kunnen zien. De bedragen zijn voorbeelden.

In dit voorbeeld betaalt de klant de calculatie- en ontwerpkosten alleen als hij besluit niet door te gaan. Gaat de hoofdopdracht wel door, dan wordt het bedrag van de eindfactuur afgetrokken. Hieronder het bijbehorende totaaloverzicht met de btw uitgesplitst.

Let op dat je btw op de juiste manier vermeldt. Werk je met de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en zet je dat duidelijk op je offerte. Meer over hoe je btw correct verwerkt, lees je in btw op de offerte.

Klant of ondernemer: waar moet je op letten?

Of je nu een offerte aanvraagt of er een opstelt, het draait allebei om duidelijkheid vooraf. Verras niemand met onverwachte kosten en wees helder over wat wel en niet is inbegrepen.

Als je een offerte aanvraagt

• Vraag expliciet of de offerte gratis en vrijblijvend is, inclusief een eventueel bezoek of inmeting.
• Zijn er kosten, vraag dan of die worden verrekend zodra je de opdracht geeft.
• Krijg je een rekening voor een offerte waar je nooit over een vergoeding bent geinformeerd, dan hoef je die in beginsel niet te betalen.
• Vergelijk niet alleen op prijs maar ook op compleetheid. Hoe je dat doet, lees je in offertes vergelijken.

Als je een offerte opstelt

• Maak standaardoffertes gratis; dat hoort bij goed ondernemerschap en houdt de drempel laag.
• Reken alleen kosten bij echt voorwerk en meld dat altijd vooraf, bij voorkeur ook in je voorwaarden.
• Bied verrekening aan, zodat de klant alleen betaalt als hij afhaakt.
• Zorg dat je offerte er verzorgd uitziet en alle posten helder benoemt. Bekijk daarvoor onze professionele offerte tips.

Een nette, snelle en gratis prijsopgave is voor de meeste bedrijven nog altijd het sterkste verkoopargument. Wie als eerste een duidelijke offerte stuurt, valt op bij de klant. Wil je weten hoe je een offerte vrijblijvend houdt, lees dan wat een vrijblijvende offerte betekent.

Kort samengevat

Een offerte is in Nederland vrijwel altijd gratis en vrijblijvend. Een bedrijf mag wel een vergoeding vragen voor het opstellen, maar moet dat van tevoren duidelijk afspreken; gebeurt dat niet, dan hoef je als klant niets te betalen. Betaalde offertes komen vooral voor bij flink voorwerk zoals ontwerp, tekenwerk of een uitgebreide opname, en zijn dan vaak te verrekenen met de opdracht. De bedragen in dit artikel zijn indicatief en verschillen per situatie en regio. Wil je zelf snel een verzorgde, gratis prijsopgave opstellen? Maak je offerte met Offertje en download hem direct als PDF.