Een offerte heet in het Engels een quotation, en voor een zakelijke klant in een ander EU-land stuur je die meestal zonder Nederlandse btw: je vermeldt dan "VAT reverse-charged" plus het btw-nummer van de klant. Een Engelse offerte bevat verder precies dezelfde onderdelen als een Nederlandse, alleen de terminologie, de btw-behandeling en soms de valuta verschillen.
In dit artikel vind je de juiste Engelse termen, kant-en-klare voorbeeldzinnen, een volledig uitgewerkt voorbeeld met bedragen en de regels voor btw bij klanten binnen en buiten de EU. Zo stuur je binnen een halfuur een professionele quotation de deur uit.
- Offerte = quotation (bindend aanbod); estimate is slechts een schatting en proposal een uitgebreid voorstel
- B2B binnen de EU: 0% btw met de vermelding "VAT reverse-charged" en een geldig btw-nummer van de klant (check via VIES)
- Klanten buiten de EU (VS, VK, Zwitserland): diensten meestal zonder btw, vermeld "VAT not applicable, service outside EU scope"
- Offreer bij voorkeur in euro; bij een andere valuta reken je 2 tot 4% marge voor koersschommelingen
Quotation, estimate of proposal: welk woord gebruik je?
In het Nederlands gebruiken we "offerte" voor bijna alles, maar het Engels maakt scherper onderscheid. Een quotation (of kortweg quote) is een bindend prijsaanbod: accepteert de klant, dan zit je aan die prijs vast. Een estimate is een vrijblijvende schatting die in de praktijk 10 tot 20% kan afwijken. Een proposal is een uitgebreid voorstel met aanpak, planning en prijs, gebruikelijk bij consultancy- en marketingopdrachten boven pakweg € 5.000,00.
Kies je het verkeerde woord, dan wek je verkeerde verwachtingen. Stuur je een "estimate" terwijl je een vaste prijs bedoelt, dan gaat je Britse of Amerikaanse klant ervan uit dat het eindbedrag nog kan veranderen. Andersom: noem je een ruwe schatting een "quotation", dan houdt de klant je aan dat bedrag. Dit onderscheid lijkt op het Nederlandse verschil tussen een vaste prijs en een richtprijs, dat we behandelen in het artikel over wat een vrijblijvende offerte betekent.
| Term | Betekenis | Bindend? | Wanneer gebruiken |
|---|---|---|---|
| Quotation / quote | Vast prijsaanbod | Ja, na acceptatie | Afgebakende opdracht met vaste prijs |
| Estimate | Prijsindicatie | Nee | Opdracht op nacalculatie of met onzekere omvang |
| Proposal | Voorstel met aanpak en prijs | Prijsdeel wel | Grotere projecten, aanbestedingen, consultancy |
| Invoice | Factuur | n.v.t. | Na levering, nooit als synoniem voor quotation |
De belangrijkste offertetermen vertaald
De opbouw van een Engelse offerte volgt dezelfde logica als een Nederlandse: jouw gegevens, de klantgegevens, een offertenummer, de datum, de specificatie met prijzen en de voorwaarden. Wat er inhoudelijk op moet staan lees je in wat er op een offerte moet staan; hieronder de vertaling van de vaste onderdelen.
- Offertenummer: quotation number of reference number
- Offertedatum: quotation date of date of issue
- Geldig tot: valid until (bijvoorbeeld "This quotation is valid until 30 September 2026")
- Omschrijving: description
- Aantal en eenheid: quantity en unit (hour, day, piece, per project)
- Stukprijs: unit price
- Subtotaal exclusief btw: subtotal excluding VAT
- Btw: VAT (Value Added Tax); btw verlegd: VAT reverse-charged
- Totaal inclusief btw: total including VAT of total amount due
- Betalingstermijn: payment term (bijvoorbeeld "payment within 14 days of invoice date")
- Aanbetaling: down payment of deposit
- Algemene voorwaarden: general terms and conditions
Let op twee klassieke valkuilen. Ten eerste de getalnotatie: in het Engels is de punt het decimaalteken. Ons € 1.250,00 schrijf je voor een internationale klant als EUR 1,250.00. Ten tweede de datum: 03/09/2026 leest een Amerikaan als 9 maart en een Brit als 3 september. Schrijf de maand daarom altijd voluit: 3 September 2026.
Btw op een Engelse offerte: verleggen, 0% of gewoon 21%?
De btw-behandeling hangt af van twee vragen: is je klant een ondernemer of een particulier, en zit die binnen of buiten de EU? Voor diensten aan een zakelijke klant in een ander EU-land geldt de hoofdregel dat de btw wordt verlegd naar de klant. Jij factureert 0% en zet op de offerte en factuur de tekst "VAT reverse-charged" met het btw-nummer van de klant erbij, bijvoorbeeld DE812345678. De klant geeft de btw zelf aan in zijn eigen land.
Controleer dat btw-nummer altijd vooraf via VIES, het gratis validatiesysteem van de Europese Commissie. Blijkt het nummer achteraf ongeldig, dan kan de Belastingdienst alsnog 21% Nederlandse btw bij jou naheffen, en die krijg je zelden nog terug van de klant. Voor diensten aan klanten buiten de EU, zoals de VS, het VK of Zwitserland, breng je meestal helemaal geen btw in rekening; vermeld dan "VAT not applicable, service supplied outside the EU". Lever je aan een particulier binnen de EU, dan reken je in de basis gewoon Nederlandse btw, al gelden boven € 10.000,00 omzet per jaar aan EU-consumenten de regels van het One Stop Shop-systeem. De volledige uitleg over tarieven en vrijstellingen vind je in ons artikel over btw op de offerte.
Bewaar een schermafdruk van de VIES-check met datum. Bij een controle is dat je bewijs dat het btw-nummer geldig was op het moment van offreren en factureren.
Rekenvoorbeeld: quotation voor een Duitse klant
Stel: je bent freelance webdesigner en een Duitse webshop in Keulen vraagt je een nieuwe productpagina-template te bouwen. Het is een B2B-klant met een geldig Duits btw-nummer, dus je verlegt de btw. Je offreert in euro en hanteert je normale uurtarief van € 85,00. De quotation ziet er zo uit:
| Description | Quantity | Unit price | VAT | Total |
|---|---|---|---|---|
| UX design product page template | 12 hours | EUR 85.00 | reverse-charged | EUR 1,020.00 |
| Front-end development and CMS integration | 20 hours | EUR 85.00 | reverse-charged | EUR 1,700.00 |
| Cross-browser testing and delivery | 4 hours | EUR 85.00 | reverse-charged | EUR 340.00 |
| Subtotal excluding VAT | EUR 3,060.00 | |||
| VAT 0%, reverse-charged (Article 44 EU VAT Directive), customer VAT no. DE812345678 | EUR 0.00 | |||
| Total amount due | EUR 3,060.00 | |||
Zou dezelfde klus voor een Nederlandse zakelijke klant zijn, dan kwam er 21% btw bij: € 3.060,00 plus € 642,60 btw is € 3.702,60 inclusief. Het werk en de uren zijn identiek; alleen de btw-regel verandert. Zet onder de tabel nog drie regels: de geldigheid ("valid until", bijvoorbeeld 30 dagen), de betalingstermijn ("50% deposit upon acceptance, remainder within 14 days of invoice") en de leverplanning. Hoe lang je een aanbod redelijkerwijs open laat staan, lees je in hoe lang een offerte geldig is.
Maak in 2 minuten een professionele offerte als PDF, in je eigen huisstijl. Gratis opstellen, geen account.
Voorbeeldzinnen voor je Engelse offerte en begeleidende mail
Met een handvol standaardzinnen bouw je vrijwel elke quotation en begeleidende e-mail op. Gebruik deze formuleringen; ze zijn zakelijk, correct en direct bruikbaar:
- Opening mail: "Thank you for your enquiry. Please find attached our quotation (reference 2026-041) for the redesign of your product pages."
- Prijsopbouw: "All prices are stated in euros and exclude VAT unless indicated otherwise."
- Btw verlegd: "VAT has been reverse-charged to the customer in accordance with Article 44 of the EU VAT Directive."
- Geldigheid: "This quotation is valid until 30 September 2026. Prices may be revised after this date."
- Aanbetaling: "We kindly request a deposit of 50% upon acceptance. The remaining balance is due within 14 days of the invoice date."
- Acceptatie: "To accept this quotation, please sign and return this document or confirm your agreement by e-mail."
- Afsluiting: "Should you have any questions regarding this quotation, please do not hesitate to contact us."
Vermijd letterlijke vertalingen uit het Nederlands. "Hereby I send you the offer" klinkt voor een Engelstalige lezer krom; "offer" betekent bovendien eerder een aanbieding of korting dan een offerte. Ook "conform" ("conform our conversation") is typisch Nederlands-Engels; schrijf "as discussed" of "further to our conversation". Twijfel je over een hele alinea, houd de zinnen dan kort: liever drie korte, correcte zinnen dan een lange volzin met een verkeerde bijzin.
Valuta en koersrisico: de kostenpost die bijna iedereen vergeet
Dit is de valkuil die in de meeste artikelen over Engelse offertes ontbreekt: het koersrisico. Offreer je een Britse klant GBP 5,000.00 terwijl het pond op 1,17 staat, dan reken je op € 5.850,00. Zakt het pond tussen offerte en betaling naar 1,12, dan ontvang je effectief € 5.600,00: een stille korting van € 250,00 die je nooit hebt weggegeven. Bij een betalingstermijn van 30 dagen plus een doorlooptijd van enkele weken is een koersbeweging van 2 tot 4% geen uitzondering.
De vuistregel: offreer in euro, tenzij de klant expliciet om zijn eigen valuta vraagt. Moet het toch in ponden, dollars of Zwitserse franken, doe dan drie dingen. Reken 2 tot 4% extra marge in je prijs als buffer. Neem de zin op "Prices are based on an exchange rate of GBP/EUR 1.17; deviations of more than 3% at the invoice date will be recalculated". En houd rekening met ontvangstkosten: banken rekenen voor een inkomende betaling buiten de eurozone al snel € 5,00 tot € 15,00 per transactie plus een opslag van 1 tot 2% op de wisselkoers. Bij een opdracht van € 3.000,00 verdampt zo zomaar € 60,00 tot € 90,00 als je er vooraf niets over afspreekt.
Vraag bij opdrachten buiten de eurozone om betaling via een dienst met interbancaire koersen of om een aanbetaling in euro. Zo verklein je het koersrisico op het grootste deel van het bedrag.
Zo stel je de Engelse offerte praktisch op
Werk in deze volgorde en je vergeet niets. Begin met je gegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer (Chamber of Commerce number) en je btw-identificatienummer (VAT identification number, NL-formaat: NL003456789B01). Daaronder de klantgegevens inclusief het gecontroleerde btw-nummer bij EU-klanten. Geef de offerte een uniek nummer en een uitgiftedatum met de maand voluit geschreven. Specificeer daarna elke post met description, quantity, unit price en total, en sluit af met subtotal, de btw-regel en het totaalbedrag.
Onderaan zet je de geldigheidstermijn, de betalingscondities en een verwijzing naar je algemene voorwaarden; lever die bij internationale klanten bij voorkeur ook in het Engels mee, anders kun je je er tegenover de klant lastig op beroepen. Meer over dat laatste lees je in algemene voorwaarden bij je offerte. Wil je niet zelf met een leeg document beginnen, dan stel je in de gratis tool van Offertje je offerte regel voor regel op en download je hem direct als PDF, zonder account en zonder abonnement: maak je offerte online. De algemene stappen van een sterke offerte, van intake tot opvolging, staan in offerte maken, en een volledig Nederlands voorbeeld ter vergelijking vind je bij offerte voorbeeld.
Krijg je zelf Engelse offertes binnen van buitenlandse leveranciers, bijvoorbeeld voor software of drukwerk? Beoordeel ze dan op dezelfde punten: is het een quotation of slechts een estimate, staat de btw-behandeling er expliciet op en in welke valuta is geoffreerd. Hoe je meerdere aanbiedingen naast elkaar legt, lees je in offertes vergelijken.
Vijf fouten die je Engelse offerte onprofessioneel maken
Deze fouten zien buitenlandse klanten het vaakst in offertes van Nederlandse ondernemers. Eén: "offer" schrijven waar "quotation" hoort; daarmee klink je meteen als niet-native. Twee: de Nederlandse getalnotatie aanhouden, waardoor EUR 1.250 voor een Amerikaan leest als twaalfhonderdvijftig met onduidelijke decimalen of zelfs als 1,25. Drie: de btw-regel weglaten of alleen "0% VAT" schrijven zonder de reden; zonder de vermelding "reverse-charged" en het btw-nummer van de klant is je factuur straks formeel onjuist.
Vier: de geldigheidstermijn vergeten, terwijl juist bij internationale trajecten weken verstrijken tussen offerte en akkoord en jouw inkoopprijzen of de wisselkoers intussen bewegen. Vijf: betalingscondities overnemen die in Nederland normaal zijn maar internationaal niet werken; "payment within 14 days" is voor veel Britse en Amerikaanse bedrijven kort, daar is 30 days gebruikelijk. Wees daar bewust van, maar laat je termijn niet zomaar oprekken: benoem hem expliciet en vraag bij nieuwe buitenlandse klanten om een aanbetaling van 30 tot 50% voordat je start.
Zet de theorie meteen om in de praktijk. Met Offertje maak je in 2 minuten een professionele offerte als PDF, in jouw huisstijl.