Offerte verlopen: wat doe je als de geldigheid om is?

Je hebt weken geleden een offerte gestuurd en er was even niets van te horen. En dan, drie weken na de einddatum, komt de mail binnen: de klant wil graag akkoord. Mooi nieuws, maar nu zit je met een aanbod dat eigenlijk al verlopen is. Moet je de oude prijs aanhouden? Mag je hem aanpassen? En wat als je inkoop intussen duurder is geworden? In dit artikel lees je precies wat een offerte verlopen betekent, wat je rechten en plichten zijn, en hoe je in een paar minuten een verse offerte uitbrengt zonder de klant kwijt te raken.

Wat betekent een verlopen offerte juridisch?

Een offerte is een aanbod met een houdbaarheidsdatum. Heb je een geldigheidsduur vermeld, bijvoorbeeld geldig tot 1 mei 2026, dan vervalt het aanbod automatisch na die datum. Vanaf dat moment ben je er in principe niet meer aan gebonden. De klant kan je dus niet zomaar aan de oude prijs houden als de termijn is verstreken. Dat geeft je ruimte om opnieuw te kijken naar je tarieven, je beschikbaarheid en je inkoopprijzen.

Heb je geen einddatum op de offerte gezet, dan ligt het lastiger. Dan geldt dat een aanbod een redelijke termijn blijft staan, en wat redelijk is hangt af van je vak en de situatie. Dat is precies waarom een concrete einddatum zo belangrijk is. We gaan daar dieper op in bij hoe lang een offerte geldig is. Zonder vermelde termijn loop je het risico dat een klant maanden later alsnog terugkomt op een prijs die jij toen hebt genoemd.

De klant geeft te laat akkoord: wat dan?

Dit is de meest voorkomende situatie. De geldigheidsduur is voorbij en de klant reageert pas daarna met een ja. Wat veel ondernemers niet weten: zo'n te late acceptatie geldt juridisch niet als een bindend akkoord op jouw aanbod. Het aanbod was immers al vervallen. In de praktijk wordt zo'n late reactie gezien als een nieuw verzoek van de klant om de opdracht alsnog te doen.

Dat betekent dat de bal weer bij jou ligt. Jij bepaalt of je de opdracht aanneemt en tegen welke voorwaarden. Je kunt de oude prijs aanhouden als je dat prima vindt, maar je bent daartoe niet verplicht. Reageer dus nooit met een kort akkoord, maar bevestig actief wat er nu geldt. Pas als jij de afspraak bevestigt en de klant daarmee instemt, ontstaat er een overeenkomst. Hoe je zo'n bevestiging netjes verstuurt lees je in een offerte accepteren.

Twee routes: opnieuw bevestigen of herzien

Als een offerte verlopen is en de klant alsnog wil, heb je grofweg twee keuzes. Welke je kiest hangt af van of je prijzen sinds de vorige offerte zijn veranderd.

Route 1: het oude aanbod opnieuw bevestigen

Zijn je tarieven en inkoopprijzen niet veranderd, dan hoef je het jezelf niet moeilijk te maken. Je laat de klant weten dat het aanbod nog staat en stuurt dezelfde offerte met een nieuwe datum en een nieuwe geldigheidsduur. Geef het document eventueel een nieuw offertenummer, zodat je administratie klopt en duidelijk is welke versie geldt.

Route 2: een herziene offerte sturen

Zijn je prijzen wel gewijzigd, bijvoorbeeld omdat materiaal duurder is of je uurtarief is gestegen, dan stel je een nieuwe versie op met aangepaste bedragen. Vermeld duidelijk dat deze offerte de vorige vervangt en geef hem een vers nummer en een nieuwe einddatum. Wees transparant over de wijziging, dan voelt de klant zich serieus genomen. Met Offertje gebruik je je vorige offerte als basis, pas je de prijzen aan en download je in een paar minuten een nieuwe PDF.

Hoe pas je de prijs netjes aan?

Een prijsverhoging na een verlopen offerte voelt soms ongemakkelijk, maar het hoort er gewoon bij. De truc zit in de toon en de uitleg. Klanten accepteren een hogere prijs makkelijker als ze begrijpen waarom. Een paar manieren om dit goed te doen:

• Verwijs naar de verlopen termijn. Leg vriendelijk uit dat de vorige offerte over de geldigheidsdatum heen is en dat je daarom een actuele prijs geeft.
• Benoem de oorzaak concreet. Gestegen materiaalkosten of een gewijzigd tarief zijn legitieme redenen. Noem ze, zonder uit te weiden.
• Houd het verschil behapbaar. Is de stijging klein, overweeg dan of je hem doorberekent of als geste laat zitten om de deal te sluiten.

Werk je met materialen waarvan de prijs sterk schommelt, neem dan voortaan een prijsvoorbehoud op in je offerte. Een zin als genoemde materiaalprijzen zijn onder voorbehoud van prijswijzigingen door de leverancier dekt je in. Hoe je extra werk tijdens een lopende klus afrekent, lees je in meerwerk en de offerte.

Voorbeeld van een herziene offerte

Stel, je bent hovenier en je stuurde in maart een offerte voor de aanleg van een tuin. De klant reageerde niet, de offerte verliep, en in mei komt het alsnog rond. Inmiddels zijn de bestratingsmaterialen iets duurder. Zo ziet je herziene offerte er bijvoorbeeld uit:

Het totaaloverzicht met de BTW netjes uitgesplitst ziet er dan zo uit:

De bedragen zijn illustratief. Wat telt is dat je de nieuwe prijzen helder uitsplitst, een vers offertenummer geeft en een nieuwe geldigheidsduur vermeldt. Voor branchespecifieke voorbeelden kijk je bij de offerte voor de hovenier of bij het algemene offerte voorbeeld.

Let op de BTW bij opnieuw uitbrengen

Als je een offerte opnieuw uitbrengt, neem dan ook even je BTW-tarieven onder de loep. Voor de meeste diensten en producten geldt 21%. Voor sommige werkzaamheden aan woningen ouder dan twee jaar kan een verlaagd tarief van 9% op de arbeid gelden, denk aan schilderwerk of stukadoren. Voor zonnepanelen op woningen geldt sinds enige tijd 0% BTW. Deze regels kunnen veranderen, dus controleer ze altijd voor jouw situatie of stem af met je boekhouder.

Het voordeel van een offerte opnieuw opstellen in een tool is dat de BTW automatisch correct wordt berekend en uitgesplitst. Je hoeft niet zelf te rekenen en maakt geen tikfouten. Meer over de juiste verwerking lees je in BTW op de offerte.

Voorkom een verlopen offerte met goede opvolging

De beste manier om met een verlopen offerte om te gaan, is voorkomen dat het zover komt. Veel opdrachten gaan niet verloren op prijs, maar omdat niemand achter de offerte aan ging en de termijn ongemerkt verstreek. De aflopende geldigheidsduur is juist een prima haakje om contact op te nemen.

Stuur een paar dagen voor de einddatum een korte, vriendelijke herinnering: je laat weten dat de offerte bijna verloopt en vraagt of er nog vragen zijn. Dat is niet opdringerig, het is service. Zo combineer je je geldigheidsduur met actieve opvolging van je offerte en haal je meer deals binnen voordat ze verlopen. Hoe je daarbij een afwijzing voor blijft, lees je in een offerteafwijzing voorkomen.

Kort samengevat

Een verlopen offerte is geen probleem, zolang je de regie houdt. Vanaf de einddatum ben je niet meer aan je aanbod gebonden en mag je een actuele prijs noemen. Een te late acceptatie geldt als een nieuw verzoek, dus bevestig altijd actief wat nu geldt. Zijn je prijzen gelijk, bevestig dan het oude aanbod met een nieuwe datum. Zijn ze veranderd, stuur dan een herziene offerte met een vers nummer. Wil je een verlopen offerte snel en netjes opnieuw uitbrengen, dan stel je met Offertje in een paar minuten een nieuwe versie op, met de juiste BTW en een nette geldigheidsduur. Beginnen doe je via de gids offerte maken.