Offerte ICT-beheer maken: setup, beheer per werkplek en SLA

Een offerte voor ICT-beheer zet je het sterkst neer door drie blokken te scheiden: de eenmalige setup (onboarding, inventarisatie, inrichting en eventuele migratie), het doorlopende beheer dat je per werkplek of per gebruiker per maand rekent, en een heldere SLA waarin reactietijden en wat wel en niet onder het contract valt zwart op wit staan. Reken het beheer als maandelijkse retainer en leg de scope vast, zodat de klant weet wat hij krijgt en jij niet eindeloos gratis storingen oplost. Zo wordt je voorstel een document waar een MKB-klant zijn IT met een gerust hart aan toevertrouwt.

ICT-beheer verkoopt zich lastig op papier. De klant wil vooral dat alles gewoon werkt en dat de helpdesk opneemt als er iets hapert, maar in je voorstel ziet hij termen als monitoring, patching, back-up en SLA. Je offerte vertaalt die losse onderdelen naar een concreet pakket, een maandbedrag per werkplek en duidelijke service-afspraken. In deze gids loop je door de diensten, het verschil tussen setup en retainer, de SLA en de gangbare Nederlandse tarieven. Inclusief een voorbeeldtabel die je direct kunt overnemen.

Wat moet er op een offerte voor ICT-beheer staan?

Naast de standaardgegevens die op elke offerte horen, zoals je bedrijfsnaam, KVK- en BTW-nummer en een offertenummer, draait een ICT-offerte om een concreet pakket met een serviceniveau eronder. De klant wil weten wat er per maand gebeurt, wat dat per werkplek kost en hoe snel je reageert als er iets stuk is. Splits je werk daarom uit in herkenbare onderdelen. Een volledige checklist vind je in wat moet er op een offerte staan.

Onboarding en inventarisatie

Bijna elk beheertraject begint met in kaart brengen wat er staat: werkplekken, servers, netwerkapparatuur, licenties en de huidige beveiliging. Dit is eenmalig werk dat je doet voordat het beheer start. Reken het als aparte setup-post en benoem wat de klant ervoor terugkrijgt, bijvoorbeeld een overzicht van de IT-omgeving en een verbeterplan. Een klant die ziet dat je eerst onderzoekt voordat je een prijs op het beheer plakt, krijgt meer vertrouwen in je voorstel.

Inrichting, koppelingen en migratie

Na de inventarisatie volgt het inrichten: gebruikersaccounts, monitoring-agents, een back-upoplossing, beveiligingssoftware en eventueel een migratie naar de cloud of een nieuwe e-mailomgeving. Dit is projectmatig werk met een begin en een eind. Bak je dit weg in de eerste maandprijs, dan lijkt je beheercontract onnodig duur, dus houd het los van de retainer.

Beheer per werkplek

De kern van het contract is het doorlopende beheer: monitoring, updates en patches, helpdesk, accountbeheer en het bewaken van de back-ups. Reken dit per werkplek of per gebruiker per maand. Dat is voor de klant het meest herkenbaar en het contract groeit mee als hij personeel aanneemt. Maak concreet wat er per werkplek bij hoort, want zonder afbakening verwacht de klant dat alles erin zit, ook een nieuwe laptop installeren of een kantoorverhuizing.

Beveiliging en back-up

Beveiliging is voor veel MKB-klanten het belangrijkste argument om beheer uit te besteden. Benoem concreet wat je doet: antivirus en endpoint protection, een firewall, multifactor-authenticatie en het uitvoeren en testen van back-ups. Of dit in het werkplektarief zit of als aparte post staat, mag je zelf kiezen, zolang het maar duidelijk op de offerte staat.

De SLA

Tot slot wil de klant zekerheid over service. Een Service Level Agreement legt vast hoe snel je reageert, binnen welke tijden de helpdesk bereikbaar is en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit onderscheidt een professioneel beheercontract van losse klusjes en werk ik hieronder verder uit.

Eenmalige setup of maandelijkse retainer?

De belangrijkste keuze is de vorm waarin je je werk aanbiedt. In de praktijk combineer je ze bijna altijd: een eenmalige setup aan het begin (inventarisatie, inrichting, migratie) en daarna een doorlopend maandbedrag per werkplek voor monitoring, updates, helpdesk, back-up en beveiliging. De setup geeft je een schone startsituatie, de retainer geeft jou vaste inkomsten en de klant vaste kosten. De grote valkuil bij de retainer is scope creep, waarbij de klant gaandeweg om steeds meer vraagt zonder dat het in het contract staat. Leg daarom precies vast wat de retainer wel en niet omvat.

Wat kost ICT-beheer per werkplek? Indicatieve tarieven

De bedragen hieronder zijn indicatief en gebaseerd op gangbare Nederlandse prijsindicaties voor 2025 en 2026. Wat je in jouw geval rekent, hangt af van het serviceniveau, de complexiteit, het aantal werkplekken en je regio. Gebruik dit als richtlijn, niet als vaste prijs. Voor grotere klanten daalt de prijs per werkplek vaak, omdat het beheer efficienter wordt naarmate er meer werkplekken zijn.

Ter illustratie: voor een bedrijf met ongeveer tien werkplekken komt een maandelijks beheercontract in de praktijk vaak tussen de honderden en ruim duizend euro per maand uit, afhankelijk van het serviceniveau. Wil je je eigen uurtarief goed onderbouwen voordat je deze bedragen op een offerte zet, lees dan onze gids over je uurtarief berekenen als zzp.

Hoe verwerk je een SLA in je offerte?

De SLA maakt voor de klant tastbaar wat hij voor zijn maandbedrag aan zekerheid krijgt. Zet de kern ervan bij de offerte, zodat de klant ziet welke service hij koopt. Belangrijke onderdelen zijn:

• Reactietijden: hoe snel reageer je op een melding, bijvoorbeeld binnen een uur bij een storing en binnen een werkdag bij een gewone vraag.
• Openingstijden helpdesk: op werkdagen tijdens kantooruren, of met een avond- en weekendregeling tegen meerprijs.
• Prioriteiten: onderscheid tussen een kritieke storing (iedereen ligt plat) en een kleine melding (een enkele gebruiker).
• Verantwoordelijkheden: wat doe jij, wat doet de klant, en wie regelt de contacten met leveranciers van software en internet.
• Wat buiten de SLA valt: bijvoorbeeld nieuwe hardware, projecten, verhuizingen of werk buiten kantooruren. Dat reken je apart.

Maak de reactietijden niet ambitieuzer dan je waar kunt maken, want een SLA die je niet haalt schaadt het vertrouwen. Komt er werk bij dat erbuiten valt, bevestig dat dan eerst schriftelijk; hoe je dat regelt lees je in meerwerk en offerte. De algemene aanpak van een voorstel vind je in onze gids over een offerte maken.

Voorbeeldtabel: offerte met setup en beheer per werkplek

Hieronder een uitgewerkt voorbeeld voor een MKB-klant met tien werkplekken en een server, die zijn IT laat inrichten en daarna laat beheren. De bedragen zijn illustratief. Let op hoe de eenmalige setup en het maandelijkse beheer los van elkaar staan.

De eenmalige setup telt op tot een eigen subtotaal:

Daaronder zet je het maandelijkse beheer als aparte, terugkerende post:

Vermeld bij het beheer een aanname over wat erbuiten valt, bijvoorbeeld dat hardware, licenties en projecten apart worden geoffreerd en op regie tegen het uurtarief gaan. Zo voorkom je dat de klant denkt dat een nieuwe laptop of een verhuizing in de maandprijs zit. Wil je zien hoe een complete offerte is opgebouwd, bekijk dan het algemene offerte voorbeeld.

Welke offerte- en beheersoftware gebruik je zelf?

Als ICT-bedrijf adviseer je je klanten over software, dus je eigen offertes mogen er niet uitzien alsof ze in een verouderd Word-sjabloon zijn gemaakt. Twijfel je tussen een sjabloon en een tool, lees dan onze vergelijking van offertesoftware en de afweging tussen een Word-sjabloon of een generator. Het voordeel van een tool is dat de BTW en totalen automatisch kloppen, ook als je een setup met een vast bedrag en een retainer per werkplek combineert. Juist die gemengde opbouw gaat in Word vaak mis.

Hoe zit het met de BTW op je ICT-offerte?

ICT-beheer is een gewone zakelijke dienst, dus daarvoor geldt het standaard BTW-tarief van 21%. Het verlaagde tarief van 9% is hier niet van toepassing. Werk je onder de kleineondernemersregeling (KOR), dan bereken je geen BTW en vermeld je dat op je offerte. Omdat je vrijwel altijd zakelijke klanten bedient die de BTW kunnen verrekenen, toon je je prijzen meestal exclusief BTW. Hoe je dat netjes op je offerte zet, lees je in onze gids over BTW op de offerte.

Tips voor een offerte die contracten binnenhaalt

Een paar kleine dingen vergroten de kans op een akkoord:

• Geef een geldigheidsduur. Bijvoorbeeld 30 dagen, zodat je prijzen niet eindeloos blijven gelden. Lees hoe lang een offerte geldig is.
• Vermeld looptijd en opzegtermijn. Een beheercontract is een doorlopende afspraak, dus benoem hoe lang het loopt en hoe de klant kan opzeggen.
• Maak de SLA leesbaar. Een klant die in een paar regels snapt wat hij aan service krijgt, kiest sneller voor zekerheid dan voor de laagste prijs.
• Verstuur een PDF, geen Word-bestand. Dat oogt definitief en kan onderweg niet verschuiven.

Meer aanscherpingen vind je in onze professionele offerte tips. Bij een doorlopend beheercontract loont het extra om te overtuigen, want de klant kiest geen eenmalige klus maar een partner aan wie hij zijn hele IT toevertrouwt.

Direct een ICT-offerte maken

Je hoeft niet elke offerte in Word op te maken en de BTW met de hand te berekenen, zeker niet als je een eenmalige setup en een maandelijkse retainer per werkplek wilt scheiden. Met Offertje vul je je setup-posten en je terugkerende beheer in en download je een verzorgde PDF in je eigen kleur en met je logo. De totalen en BTW worden automatisch berekend. Sla je vaste gegevens een keer op, en elke volgende offerte kost je nog maar een paar minuten.