Offerte personal training: van intake tot traject op papier

Een goede offerte personal training beschrijft precies wat de klant krijgt: de intake, het aantal sessies, de duur van het traject, eventuele voedingsbegeleiding en de totaalprijs inclusief btw. In Nederland betaal je voor een losse sessie van 60 minuten meestal tussen € 50,00 en € 90,00, en voor een traject van 12 weken al snel € 1.500,00 tot € 2.500,00. Wie dat helder op papier zet, voorkomt discussies over gemiste sessies, verlengingen en betaling.

In dit artikel lees je wat er in een offerte voor personal training hoort, hoe je trajecten, losse sessies en online coaching prijst, en welk btw-tarief je hanteert. Je vindt ook een compleet rekenvoorbeeld dat je direct kunt aanpassen naar je eigen tarieven.

Waarom een offerte als personal trainer onmisbaar is

Veel personal trainers werken op basis van een appje of een mondelinge afspraak. Dat gaat goed tot het misgaat: een klant die halverwege stopt en zijn geld terugvraagt, sessies die eindeloos worden doorgeschoven, of discussie over wat er nu precies bij het traject hoorde. Een offerte legt de afspraken vast voordat je begint, en dat beschermt jou en je klant.

Daarnaast straalt een nette offerte professionaliteit uit. Een traject van € 2.000,00 is voor de meeste mensen een serieuze uitgave. Wie dat bedrag via WhatsApp doorgeeft, komt minder betrouwbaar over dan wie een verzorgde PDF stuurt met een duidelijke opbouw. Zeker bij zakelijke klanten, zoals bedrijven die vitaliteitstraining voor personeel inkopen, is een formele offerte simpelweg de norm. Lees ook onze algemene uitleg over een offerte maken als je nog nooit een offerte hebt opgesteld.

Wat zet je in een offerte voor personal training?

De basis is hetzelfde als bij elke dienstverlener: je bedrijfsgegevens en KVK-nummer, de gegevens van de klant, een offertenummer, de datum en een geldigheidstermijn. Daarna volgt het inhoudelijke deel, en daar maak je als trainer het verschil. Beschrijf concreet wat de klant krijgt en wat het doel is, bijvoorbeeld "12 weken krachttraining gericht op 5 kilo vetverlies, inclusief voedingsschema en wekelijkse check-ins".

Neem in elk geval deze onderdelen op:

• De intake: duur, inhoud (fitmeting, doelen bespreken, gezondheidscheck) en of deze apart wordt gefactureerd.
• Het aantal sessies, de duur per sessie (meestal 45, 60 of 90 minuten) en de locatie.
• De looptijd van het traject en tot wanneer sessies opgemaakt moeten zijn.
• Extra's zoals een voedingsschema, trainingsschema voor thuis of tussentijdse metingen.
• Afmeldregels: tot hoeveel uur van tevoren kan een klant kosteloos verzetten.
• Prijzen per onderdeel, het btw-tarief en het totaalbedrag.

Twijfel je of je niets vergeet, loop dan de lijst na in ons artikel over wat er op een offerte moet staan.

Trajecten, losse sessies en strippenkaarten prijzen

De meeste trainers werken met drie prijsmodellen. Losse sessies zijn het duurst per uur, omdat je geen zekerheid hebt over vervolgafspraken. Reken hiervoor in 2026 zo'n € 60,00 tot € 90,00 per uur, afhankelijk van je regio en specialisatie. Strippenkaarten van 5 of 10 sessies geven de klant korting van 5 tot 10% en jou meer zekerheid. Trajecten van 8 tot 16 weken zijn het meest winstgevend: je verkoopt een resultaat in plaats van losse uren, en dat rechtvaardigt een hogere totaalprijs.

Zet in de offerte per model duidelijk de voorwaarden. Bij een strippenkaart hoort een geldigheidsduur, bijvoorbeeld 4 maanden voor 10 sessies. Bij een traject hoort een omschrijving van het einddoel en wat er gebeurt als de klant tussentijds stopt. Wil je weten of je uurtarief eigenlijk wel klopt, gebruik dan de rekenmethode uit uurtarief berekenen als zzp'er: veel starters vergeten reistijd, voorbereidingstijd en niet-declarabele uren mee te tellen.

Voorbeeldofferte: traject van 12 weken

Hieronder zie je hoe een offerteregel-opbouw voor een compleet traject eruit kan zien. Dit voorbeeld gaat uit van training aan huis of buiten, dus het algemene btw-tarief van 21%. De bedragen zijn exclusief btw.

Reken je eigen offerte altijd exact na: 24 sessies maal € 65,00 is € 1.560,00, en 21% over het subtotaal van € 1.860,00 is € 390,60. Eén rekenfout in een offerte ondermijnt direct je geloofwaardigheid. Zet onder de tabel ook de looptijd (12 weken vanaf de startdatum) en de regel dat gemiste sessies binnen de looptijd ingehaald kunnen worden bij tijdige afmelding.

Online personal training offreren

Online coaching is een eigen product met een eigen prijsstructuur. Je verkoopt geen uren op de gymvloer, maar begeleiding op afstand: een trainingsschema in een app, wekelijkse check-ins via video, feedback op techniekvideo's en aanpassingen van het voedingsplan. De prijzen liggen lager dan bij fysieke training, meestal tussen € 75,00 en € 200,00 per maand, maar je kunt veel meer klanten tegelijk bedienen.

Beschrijf in de offerte exact wat "begeleiding" inhoudt, want daar ontstaan online de meeste misverstanden. Hoeveel check-in momenten per maand? Binnen hoeveel werkdagen reageer je op vragen? Krijgt de klant onbeperkt appcontact of alleen op vaste momenten? Werk je met een minimale looptijd van bijvoorbeeld 3 maanden, zet dat er dan expliciet in, samen met de opzegtermijn. Voor hybride trajecten (deels fysiek, deels online) splits je de onderdelen in aparte offerteregels, zodat de klant ziet wat elk deel kost.

Welk btw-tarief geldt voor personal training?

Hier gaat het vaak mis. Het verlaagde tarief van 9% geldt voor het gelegenheid geven tot sportbeoefening in of vanuit een sportaccommodatie. Train je klanten in je eigen studio of in een gehuurde ruimte in een sportschool, dan mag je in veel gevallen 9% rekenen. Geef je training aan huis, op kantoor bij een zakelijke klant of in het park zonder vaste accommodatie als uitvalsbasis, dan geldt het algemene tarief van 21%. Ook losse diensten zoals een voedingsschema vallen onder 21%.

Werk je op meerdere locaties, dan kan één traject dus twee tarieven bevatten. Splits dat netjes uit in de offerte, per regel met het juiste percentage. Twijfel je over jouw situatie, overleg dan met je boekhouder, want de Belastingdienst kijkt bij controles kritisch naar het verlaagde tarief. Meer achtergrond vind je in ons artikel over btw op de offerte. Richt je je op particulieren, vermeld dan altijd prijzen inclusief btw; bij zakelijke klanten is exclusief btw gebruikelijk.

Betaling, aanbetaling en voorwaarden

Bij trajecten van meer dan € 1.000,00 is het verstandig om niet alles achteraf te factureren. Gangbare opties: het volledige bedrag vooraf (eventueel met 5% korting als tegenprestatie), een aanbetaling van 25 tot 50% bij de start met de rest halverwege, of betaling in maandelijkse termijnen. Elke optie heeft voordelen; kies wat past bij jouw cashflow en je doelgroep. Hoe je zo'n vooruitbetaling netjes vastlegt, lees je in aanbetaling vragen in je offerte.

Verwijs in de offerte ook naar je voorwaarden: wat gebeurt er bij blessures of langdurige ziekte van de klant, hoe lang blijven sessies geldig, en tot wanneer kan iemand kosteloos annuleren. Een veelgebruikte en redelijke regel is dat sessies tot 24 uur van tevoren kosteloos verzet kunnen worden en daarna vervallen. Vergeet tot slot de geldigheid van de offerte zelf niet: 14 tot 30 dagen is gebruikelijk, zoals we uitleggen in hoe lang is een offerte geldig. Zo voorkom je dat iemand na drie maanden alsnog je oude tarief claimt.

Zo stel je de offerte in 15 minuten op

Je hebt geen dure software of boekhoudpakket nodig om een professionele offerte te versturen. Met de gratis offertetool van Offertje vul je je gegevens en offerteregels in, rekent de tool de btw automatisch uit en download je direct een nette PDF. Gratis opstellen, geen account en geen abonnement. Handig als je net begint of gewoon geen zin hebt in weer een maandelijks abonnement naast je andere zakelijke kosten.

Werkwijze die in de praktijk goed werkt: doe eerst een gratis of laagdrempelig kennismakingsgesprek, stuur binnen 24 uur de offerte met twee of drie pakketopties, en bel of app na drie tot vijf dagen even na. Personal training is een vertrouwensproduct; persoonlijke opvolging verhoogt je conversie aanzienlijk. Combineer je training met bredere coaching, kijk dan ook naar ons artikel over de offerte voor trainers en coaches. En werk je als zelfstandige zonder personeel, dan vind je in offerte maken als zzp'er extra tips over verplichte vermeldingen en administratie.

Samengevat: beschrijf de intake, het aantal sessies en de looptijd concreet, kies het juiste btw-tarief per locatie, leg afmeld- en betaalafspraken vast en presenteer je aanbod in duidelijke pakketten. Met die basis verandert je offerte van een prijskaartje in een verkoopdocument dat klanten over de streep trekt.