Offerte programma kiezen: spreadsheet, boekhoudpakket of online tool?

Een offerte programma is elke software waarmee je een prijsvoorstel opstelt, verstuurt en beheert: dat kan een spreadsheet zijn, een module in je boekhoudpakket, een gespecialiseerd offertepakket of een gratis online tool. Welke past, hangt vooral af van je offertevolume: tot circa 5 offertes per maand volstaat een gratis online tool of template, tussen 5 en 20 per maand wordt een boekhoudpakket met offertemodule interessant, en boven de 20 per maand loont een gespecialiseerd pakket met opvolging en digitale ondertekening.

Wat doet een offerte programma precies?

In de kern doet elk offerte programma drie dingen: het rekent regels, btw en totalen foutloos uit, het giet die cijfers in een professionele opmaak met je logo en bedrijfsgegevens, en het bewaart je offertes zodat je ze kunt terugvinden en hergebruiken. Alles daarbovenop is extra: automatische offertenummers, digitale ondertekening, opvolgherinneringen, koppeling met je boekhouding of een klantenportaal.

Dat klinkt simpel, maar juist bij het rekenwerk gaat het in de praktijk mis. Een offerte met regels tegen 21% btw en arbeid tegen 9% btw (zoals schilderwerk aan een woning ouder dan 2 jaar) is in Word al snel een bron van fouten. Een goed programma splitst de btw-bedragen automatisch uit per tarief. Wil je weten wat er inhoudelijk allemaal op moet staan, lees dan eerst hoe je een offerte maakt en bekijk een compleet offerte voorbeeld.

De vier opties naast elkaar

Er zijn grofweg vier categorieen offerte programma's, elk met een eigen sweet spot. De tabel hieronder zet ze naast elkaar op de punten die er in de praktijk toe doen.

Let bij de prijzen op de kleine lettertjes: veel pakketten rekenen het instaptarief alleen bij jaarbetaling, en functies als digitale ondertekening of een eigen huisstijl zitten vaak pas in een duurdere bundel van € 25,00 tot € 50,00 per maand. Een uitgebreidere feature-vergelijking van betaalde pakketten vind je in ons overzicht van de beste offerte software.

Spreadsheet of Word: goedkoop, maar met verborgen kosten

Excel en Word zijn de meest gebruikte offerte programma's van Nederland, simpelweg omdat bijna iedereen ze al heeft. Voor een enkele offerte per maand is dat prima verdedigbaar: je bouwt een keer een goed sjabloon met formules voor subtotaal, btw per tarief en totaal, en kopieert dat bestand per klant. Hoe je zo'n sjabloon opzet lees je in onze gids over een offerte template in Excel.

De verborgen kosten zitten in drie dingen. Ten eerste foutgevoeligheid: een formule die per ongeluk een regel niet meepakt, zie je pas als de klant erover belt. Ten tweede versiebeheer: "offerte-jansen-def-v3-ECHT-def.xlsx" herken je vast. Ten derde de uitstraling: een Excel-uitdraai oogt zelden zo strak als een opgemaakte PDF, en bij opdrachten boven de € 5.000,00 weegt die eerste indruk mee in de gunning.

Boekhoudpakket met offertemodule: sterk als je toch al boekhoudt

Gebruik je al een Nederlands boekhoudpakket, kijk dan eerst of daar een offertemodule in zit voordat je iets anders aanschaft. De grote pakketten (denk aan e-Boekhouden, Moneybird, SnelStart en Exact) hebben er allemaal een. Het grote voordeel is de doorloop: een geaccepteerde offerte zet je met een klik om in een factuur, inclusief dezelfde regels en btw-uitsplitsing. Hoe dat proces werkt beschrijven we in van offerte naar factuur.

De keerzijde: offertes zijn voor boekhoudpakketten een bijzaak. De opmaakmogelijkheden zijn beperkter dan bij gespecialiseerde pakketten, digitale ondertekening ontbreekt soms of kost extra, en functies als optionele regels of stelposten vind je er zelden. Reken op € 10,00 tot € 30,00 per maand voor een bundel waar de offertemodule in zit. Zit je toch al aan zo'n abonnement vast, dan is de module effectief gratis en meestal de logische keuze vanaf zo'n 5 offertes per maand.

Rekenvoorbeeld: wat kost je huidige werkwijze echt?

Stel: je runt een klusbedrijf en maakt 8 offertes per maand in Word. Per offerte ben je gemiddeld 50 minuten kwijt: regels opzoeken in oude offertes, bedragen overtypen, btw handmatig narekenen en de opmaak rechttrekken. Met een offerte programma dat regels laat hergebruiken en btw automatisch uitrekent, daalt dat naar zo'n 20 minuten per offerte.

De som ziet er dan zo uit, gerekend met een intern uurtarief van € 55,00:

Zelfs een betaald pakket van € 25,00 per maand verdient zich in dit scenario ruim acht keer terug, en een gratis online tool levert de volledige € 220,00 per maand op. De les: reken niet met de abonnementsprijs, maar met je eigen uren. Vanaf ongeveer 4 offertes per maand is de tijdwinst vrijwel altijd groter dan de kosten van welke oplossing dan ook.

Gratis online tool: direct beginnen zonder account

Voor starters, zzp'ers en iedereen die geen abonnement wil, is een gratis online offerte programma de snelste route. Bij Offertje vul je in de browser je bedrijfsgegevens, klantgegevens en offerteregels in, de tool rekent btw en totalen automatisch uit (ook bij gemengde tarieven van 9% en 21%), en je downloadt direct een nette PDF. Gratis opstellen, geen account en geen abonnement. Probeer het via de offerte-tool.

Wees eerlijk over de grenzen: een gratis tool houdt geen offertehistoriek met opvolgstatussen bij, stuurt geen automatische herinneringen en zet een offerte niet met een klik om in een factuur. Maak je 2 tot 10 offertes per maand en factureer je elders, dan mis je daar in de praktijk weinig aan. Groei je door naar tientallen offertes per maand met meerdere collega's, dan groei je logischerwijs door naar een betaald pakket. Onze vergelijking van offerte software helpt je bij die volgende stap.

De vergeten vraag: hoe kom je er ook weer uit?

Vrijwel elk vergelijkingsartikel gaat over instappen, maar de duurste fout maak je bij het uitstappen. Wie drie jaar offertes in een betaald pakket heeft staan en wil overstappen, ontdekt soms dat exporteren alleen kan als losse PDF's, zonder de onderliggende regels en klantgegevens. Je prijsafspraken, standaardteksten en historie zitten dan effectief gevangen. Stel daarom voor je een abonnement afsluit deze drie vragen: kan ik al mijn offertes inclusief regels exporteren naar CSV of Excel, kan ik mijn klantenbestand meenemen, en blijft mijn data toegankelijk na opzegging?

Een tweede valkuil is het prijsmodel per gebruiker. Een pakket van € 15,00 per maand klinkt schappelijk, maar met drie medewerkers die offertes maken wordt dat € 45,00 per maand, oftewel € 540,00 per jaar. Vuistregel: vermenigvuldig de maandprijs altijd met het aantal collega's dat toegang nodig heeft en met twaalf, en vergelijk dat jaarbedrag met de tijdwinst uit het rekenvoorbeeld hierboven. Zo vergelijk je appels met appels, net zoals je klanten dat doen wanneer zij meerdere offertes vergelijken.

Zo kies je in vier stappen het juiste programma

Met de informatie hierboven kies je in een kwartier. Doorloop deze stappen:

1. Tel je volume. Kijk in je mail of administratie hoeveel offertes je de afgelopen drie maanden maakte. Onder de 5 per maand: gratis online tool of een goed sjabloon. Tussen 5 en 20: offertemodule van je boekhoudpakket. Boven de 20: gespecialiseerd pakket.
2. Bepaal je twee onmisbare functies. Bijvoorbeeld digitale ondertekening en automatische opvolging, of juist gemengde btw-tarieven en stelposten. Schrap elk pakket dat er een van mist, hoe mooi de rest ook is.
3. Test met een echte offerte. Maak in elk kandidaat-programma dezelfde offerte na, inclusief je lastigste geval (korting, twee btw-tarieven, een stelpost). Waar je binnen 15 minuten een verzendklare PDF hebt zonder handleiding, zit je goed.
4. Check de exit. Stel de drie exportvragen uit de vorige sectie voordat je betaalgegevens invult.

Werk je als zzp'er en wil je specifiek weten welke opties bij een eenmanszaak passen, lees dan ook ons artikel over een offerte programma voor zzp'ers. En onthoud: het beste offerte programma is het programma dat je vandaag een foutloze, professionele offerte oplevert. Beginnen kan direct, gratis en zonder account, in de online offerte-tool van Offertje.