Offerte social media beheer: zo bouw je een sterk maandvoorstel

Een offerte voor social media beheer maak je het sterkst door drie dingen helder neer te zetten: de eenmalige opzet (contentplan, kanalen, templates), het maandelijkse pakket met een concreet aantal posts en stories per platform, en een aparte post voor advertentiebeheer waarbij je beheervergoeding losstaat van het advertentiebudget. Reken een vaste maandprijs (retainer) en leg precies vast wat erbij hoort, zodat de klant weet wat hij krijgt en jij geen werk weggeeft. Zo voorkom je discussie over aantallen en wordt je voorstel een document waar de klant op kan vertrouwen.

Social media beheer verkoopt zichzelf lastig op papier. De klant wil straks meer volgers, meer interactie en meer aanvragen, maar op het moment dat hij je voorstel leest ziet hij vooral termen: contentkalender, feed, stories, reels, community management en advertenties. Je offerte is het document dat die losse onderdelen vertaalt naar een concreet pakket en een helder maandbedrag. In deze gids loop je door de diensten, het verschil tussen de eenmalige opzet en de doorlopende retainer en hoe je dat overzichtelijk op papier zet. Inclusief een voorbeeldtabel die je direct kunt overnemen.

Wat moet er op een offerte voor social media beheer staan?

Naast de standaardgegevens die op elke offerte horen, zoals je bedrijfsnaam, KVK- en BTW-nummer en een offertenummer, draait een social-offerte om een concreet pakket. De klant wil weten wat hij elke maand krijgt en wat dat kost. Voordat je een bedrag noemt, splits je je werk daarom uit in herkenbare onderdelen. Zo ziet de klant waar zijn geld naartoe gaat en verschuift het gesprek van prijs naar inhoud. Een volledige checklist van vaste onderdelen vind je in wat moet er op een offerte staan.

Contentplan en strategie

Bijna elk traject begint met een plan. Je bepaalt de doelgroep, de tone of voice, de kanalen en de thema's waarover je gaat posten. Dit is werk dat je eenmalig doet, voordat de uitvoering start. Reken het als een aparte opstartpost en benoem wat de klant ervoor terugkrijgt, bijvoorbeeld een contentkalender, een set huisstijl-templates en een korte strategie op papier. Een klant die ziet dat je eerst nadenkt voordat je gaat posten, krijgt meer vertrouwen in de rest van je voorstel.

Content maken en plaatsen

De kern van social media beheer is het maken en plaatsen van berichten: feedposts, stories, reels en soms een carrousel of korte video. Maak hier concreet wat de klant per maand krijgt en op welke platforms. Zonder die aantallen ontstaat al snel discussie: de klant verwacht dagelijks een bericht, jij ging uit van drie posts per week. Heldere aantallen op de offerte voorkomen dat gesprek. Benoem ook wie het beeldmateriaal aanlevert, want fotografie en video zijn vaak een aparte post.

Community management

Onder community management valt het beantwoorden van reacties en berichten en het bewaken van de toon. Dit lijkt klein, maar kost structureel tijd. Spreek af hoe vaak je het kanaal bekijkt, bijvoorbeeld op werkdagen, en wat de klant zelf oppakt. Zonder afspraak verwacht de klant dat je binnen een uur reageert, ook in het weekend.

Advertentiebeheer

Veel klanten willen naast organische content ook adverteren op bijvoorbeeld Meta of LinkedIn. Hier is het cruciaal om twee zaken uit elkaar te halen: jouw beheervergoeding en het advertentiebudget dat naar de platforms gaat. Reken je die door elkaar, dan denkt de klant dat hij voor jouw werk betaalt terwijl een deel rechtstreeks naar het platform gaat. Zet het budget daarom als losse post of als duidelijke aanname op de offerte, en je beheervergoeding apart.

Rapportage

Tot slot wil de klant resultaat zien. Een maandelijkse rapportage met bereik, interactie en groei laat zien wat je werk oplevert. Neem dit als vaste post op, want het hoort bij een professioneel traject.

Eenmalige opzet of maandelijkse retainer?

De belangrijkste keuze bij een offerte voor social media beheer is de vorm waarin je je werk aanbiedt. Social leent zich voor beide, en in de praktijk combineer je ze meestal: een eenmalige opzet aan het begin en daarna een doorlopende maandprijs.

Eenmalige opzet

De opzet heeft een begin en een eind. Denk aan het maken van het contentplan, het inrichten of opfrissen van de kanalen en het ontwerpen van een set templates in de huisstijl. De klant weet vooraf wat het kost en wat hij krijgt. Dit past goed als startpunt, voordat de maandelijkse uitvoering begint. Bak je dit werk weg in de eerste maandprijs, dan lijkt je retainer onnodig duur en werk je de eerste maand deels voor eigen rekening.

Maandelijkse retainer

Bij een retainer betaalt de klant elke maand een vast bedrag voor een afgesproken pakket: een aantal posts, stories, community management en rapportage. Dit past bij het doorlopende karakter van social media. Het voordeel is voorspelbaarheid: jij hebt vaste inkomsten, de klant heeft vaste kosten en jullie bouwen samen aan groei op de lange termijn. De valkuil is scope creep, waarbij de klant gaandeweg om steeds meer vraagt. Leg daarom precies vast wat de retainer wel en niet omvat.

Hoe baken je de scope en het meerwerk af?

De grootste valkuil bij social media trajecten is dat de afspraken vaag blijven. De klant vraagt gaandeweg om een extra reel, nog wat stories of een spoedpost over een actie, en jij levert dat in de veronderstelling dat het erbij hoort. Voorkom dat door je scope concreet te maken op de offerte.

• Aantallen per maand: bijvoorbeeld twaalf feedposts, acht stories en twee reels. Wat daarboven komt, is meerwerk.
• Welke platforms: benoem op welke kanalen je actief bent en of de content per platform wordt aangepast.
• Wat de klant aanlevert: foto's, video, productinfo en toegang tot de accounts. Maak jij ook het beeld, dan is dat een aparte post.
• Reactietijd voor community management: bijvoorbeeld op werkdagen binnen 24 uur, niet in het weekend.
• Wat buiten de offerte valt: benoem expliciet dat bijvoorbeeld een fotoshoot, video-productie of een betaalde influencer-samenwerking niet is inbegrepen.

Komt er onderweg extra werk bij, bevestig dat dan altijd eerst schriftelijk. Hoe je dat netjes regelt, lees je in meerwerk en offerte. Een korte mail met de extra post en het bedrag voorkomt verrassingen op de factuur. De algemene aanpak vind je in onze gids over een offerte maken, en omdat social vaak onderdeel is van een breder traject zijn de principes uit onze gids over de offerte van een marketingbureau hier ook bruikbaar.

Voorbeeldtabel: offerte met opzet en retainer

Hieronder een uitgewerkt voorbeeld voor een mkb-klant die zijn social media laat opzetten en daarna maandelijks laat beheren. De bedragen zijn illustratief en hangen in de praktijk af van het aantal posts, het aantal kanalen en je regio. De opbouw kun je direct overnemen. Let op hoe de eenmalige opzet en de maandelijkse retainer los van elkaar staan.

De eenmalige opzet telt op tot een eigen subtotaal:

Daaronder zet je de maandelijkse retainer als aparte, terugkerende post. Zo ziet de klant precies wat hij eenmalig betaalt en wat elke maand doorloopt:

Vermeld bij de retainer een aanname over het advertentiebudget, bijvoorbeeld dat een mediabudget van € 750,00 per maand rechtstreeks door de klant aan de platforms wordt betaald en buiten deze offerte valt. Zo voorkom je dat de klant denkt dat het budget in je beheervergoeding zit. Wil je zien hoe een complete offerte van kop tot voorwaarden is opgebouwd, bekijk dan het algemene offerte voorbeeld. De opbouw is identiek, alleen de regels passen zich aan je vak aan.

Hoe zit het met de BTW op je social-offerte?

Social media beheer is een gewone zakelijke dienst, dus daarvoor geldt het standaard BTW-tarief van 21%. Het verlaagde tarief van 9% dat soms op arbeid aan oudere woningen geldt, is hier niet van toepassing. Werk je onder de kleineondernemersregeling (KOR), dan bereken je geen BTW en vermeld je dat op je offerte. Hoe je de BTW netjes op je offerte zet en prijzen inclusief of exclusief BTW toont, lees je in onze gids over BTW op de offerte.

Tips voor een offerte die opdrachten binnenhaalt

Een paar kleine dingen vergroten de kans op een akkoord:

• Geef een geldigheidsduur. Bijvoorbeeld 30 dagen, zodat je prijzen niet eindeloos blijven gelden. Lees hoe lang een offerte geldig is.
• Vermeld de looptijd en opzegtermijn van de retainer. Een retainer is een doorlopende afspraak, dus benoem hoe lang die loopt en hoe de klant kan opzeggen.
• Verstuur een PDF, geen Word-bestand. Dat oogt definitief en kan onderweg niet verschuiven.

Meer aanscherpingen vind je in onze professionele offerte tips. Vooral bij een doorlopende retainer loont het om je voorstel net wat overtuigender te maken dan de concurrent, want de klant kiest niet voor een eenmalige klus maar voor een partner.

Direct een social-offerte maken

Je hoeft niet elke offerte in Word op te maken en de BTW met de hand te berekenen, zeker niet als je een eenmalige opzet en een maandelijkse retainer wilt scheiden. Met Offertje vul je je eenmalige posten en je terugkerende retainer in en download je een verzorgde PDF in je eigen kleur en met je logo. De totalen en BTW worden automatisch berekend. Sla je vaste gegevens een keer op en elke volgende offerte kost je nog maar een paar minuten, zodat je je tijd aan content besteedt in plaats van aan opmaak.