Stelpost in een offerte: wat is het en hoe voorkom je discussie?

Een stelpost in een offerte is een geschat bedrag voor een onderdeel waarvan de exacte kosten nog niet vaststaan, bijvoorbeeld omdat de klant het sanitair of de tegels nog moet uitkiezen. Bij de eindafrekening wordt de stelpost verrekend tegen de werkelijke kosten: valt het duurder uit, dan betaalt de klant bij; valt het goedkoper uit, dan krijgt de klant het verschil terug. In bouwoffertes zie je stelposten meestal tussen € 500,00 en € 5.000,00 per post, en samen vormen ze regelmatig 15 tot 30 procent van de aanneemsom.

Wat is een stelpost precies?

Een stelpost (soms "stelsom" of in het Engels "provisional sum") is een gereserveerd bedrag in de offerte voor werk of materiaal dat op het moment van offreren nog niet exact te bepalen is. De opdrachtnemer "stelt" het bedrag: hij schat wat het onderdeel gaat kosten, zodat de klant toch een compleet totaalbeeld krijgt. Denk aan een stelpost van € 2.500,00 voor sanitair in een badkameroordeel, terwijl de klant pas twee weken later in de showroom een keuze maakt.

Het wezenlijke verschil met een gewone offerteregel: een stelpost is per definitie voorlopig. Bij oplevering vergelijkt de opdrachtnemer het gestelde bedrag met de werkelijke inkoopkosten en verrekent het verschil, naar boven of naar beneden. Een stelpost is dus geen vaste prijs en ook geen maximum. Wie dat niet beseft, schrikt bij de eindfactuur. Zet daarom in de offerte altijd letterlijk het woord "stelpost" bij de regel en vermeld dat verrekening plaatsvindt op basis van werkelijke kosten. Hoe je een offerte opbouwt met duidelijke regels en totalen lees je in ons stappenplan offerte maken.

Wanneer gebruik je een stelpost in je offerte?

Stelposten zijn bedoeld voor onderdelen die je op offertedatum niet kunt prijzen, niet voor onderdelen waar je geen zin hebt om over na te denken. Terechte redenen zijn:

• De klant moet nog kiezen: sanitair, tegels, keukenapparatuur, verlichting, deurbeslag of een specifieke kleur natuursteen.
• De omvang is pas zichtbaar tijdens het werk: houtrot achter een kozijn, de staat van leidingwerk in een vloer, asbestverdenking.
• Een derde partij moet nog offreren: de constructeur, de leverancier van maatwerkglas of de netbeheerder.

Gebruik geen stelpost voor je eigen arbeid of voor materiaal dat je gewoon kunt calculeren. Een offerte met acht stelposten is feitelijk geen offerte maar een intentieverklaring, en klanten prikken daar doorheen wanneer ze meerdere offertes vergelijken. Vuistregel uit de praktijk: houd stelposten samen onder de 30 procent van de aanneemsom. Zit je daarboven, stel de offerte dan uit tot er meer bekend is, of werk voor dat deel op regiebasis zoals beschreven in regie versus aanneemsom.

Stelpost, richtprijs of vaste prijs: de verschillen

Deze drie begrippen worden in de praktijk door elkaar gehaald, terwijl ze juridisch heel verschillend uitpakken. Voor een richtprijs geldt op grond van artikel 7:752 van het Burgerlijk Wetboek dat de uiteindelijke prijs maximaal 10 procent hoger mag uitvallen, tenzij de aannemer tijdig heeft gewaarschuwd zodat de klant nog kon bijsturen. Een stelpost kent die grens niet: die wordt volledig verrekend, dus ook een overschrijding van 40 procent is toegestaan als de werkelijke kosten dat rechtvaardigen.

De vierde vorm, de verrekenbare hoeveelheid, is vaak een betere keuze dan een stelpost als de prijs per eenheid wel bekend is maar het aantal niet. Voorbeeld: "voegwerk herstellen, € 42,50 per m2, geschat 15 m2, afrekening op werkelijk aantal". De klant weet dan precies waar hij aan toe is per eenheid, en jij loopt geen risico op het aantal.

Rekenvoorbeeld: badkamerrenovatie met twee stelposten

Stel: je laat de badkamer van een rijtjeshuis uit 1985 volledig renoveren. De aannemer kan zijn eigen werk exact calculeren, maar jij kiest het sanitair en de tegels pas later. De offerte ziet er dan zo uit:

Let op de btw: bij een badkamerrenovatie geldt gewoon 21 procent. Het verlaagde tarief van 9 procent op arbeid bij woningen ouder dan 2 jaar geldt alleen voor schilderen, stukadoren, behangen en isoleren, niet voor tegel- of loodgieterswerk. Meer daarover in btw op de offerte.

Na de showroombezoeken kiest de bewoner sanitair van € 3.120,00 (werkelijk, met factuur) en tegels van € 1.540,00. De verrekening bij oplevering: sanitair € 620,00 hoger, tegels € 260,00 lager. Per saldo betaalt de klant € 360,00 excl. btw bij, oftewel € 435,60 incl. 21% btw. De eindafrekening komt daarmee op € 12.738,88 incl. btw. Zonder duidelijke stelpostafspraak was dit een discussiepunt geweest; nu is het een simpele optelsom.

De vergeten kostenpost: opslag op stelposten

Dit is de valkuil die in vrijwel geen enkel artikel over stelposten staat: veel aannemers rekenen een opslag van 10 tot 20 procent over het stelpostbedrag voor inkoop, bestelling, transport en coordinatie. In de UAV 2012 (de standaardvoorwaarden in de bouw) is zelfs geregeld dat een aannemersvergoeding over stelposten verrekend mag worden als dat is afgesproken. Concreet: kies jij sanitair van € 3.120,00, dan kan er bij een opslag van 15 procent zomaar € 468,00 extra op de eindfactuur staan die je nergens in de offerte terugvond.

Stel de vakman daarom voor ondertekening drie vragen. Ten eerste: zit er een opslagpercentage op de stelposten, en zo ja hoeveel? Ten tweede: krijg ik de originele inkoopfacturen of bonnen te zien bij de verrekening? Ten derde: is het stelpostbedrag inclusief of exclusief btw, en inclusief of exclusief bijkomende kosten zoals bezorging? Een integere opdrachtnemer beantwoordt deze vragen zonder aarzelen en zet de antwoorden op papier. Weigert hij inzage in facturen, dan is dat een rood signaal, net als de andere waarschuwingen uit de offerte-checklist.

Zo voorkom je discussie bij de afrekening

Negen van de tien conflicten over stelposten ontstaan doordat de afspraak te vaag op papier stond. Een goede stelpostregel bevat vier elementen: het woord "stelpost", een precieze omschrijving van wat eronder valt, het gestelde bedrag met btw-vermelding, en de verrekenwijze. Bijvoorbeeld: "Stelpost wand- en vloertegels, materiaal inclusief lijm en voegmiddel, € 1.800,00 excl. 21% btw, verrekening op basis van werkelijke inkoopkosten aangetoond met facturen, zonder opslag."

Spreek daarnaast een waarschuwingsmoment af: de opdrachtnemer meldt het schriftelijk zodra duidelijk wordt dat een stelpost meer dan bijvoorbeeld 10 procent overschreden gaat worden, voordat hij bestelt. Zo houd je als klant de regie en kun je nog kiezen voor een goedkoper alternatief. Leg wijzigingen tijdens het project altijd vast als meerwerk met een aparte bevestiging; hoe dat werkt lees je in meerwerk en offerte. En bewaar de getekende offerte plus alle verrekeningen bij elkaar, zodat de eindfactuur regel voor regel te herleiden is.

Stelposten opnemen in je eigen offerte als ondernemer

Werk je zelf als klusbedrijf, installateur of aannemer, dan zijn stelposten een eerlijk instrument, mits je ze transparant opschrijft. Zet stelposten als aparte regels onderaan de specificatie, zodat de klant in een oogopslag ziet welk deel vaststaat en welk deel nog beweegt. Vermeld in je voorwaarden expliciet de verrekenmethode en het eventuele opslagpercentage; dat voorkomt niet alleen discussie maar wekt ook vertrouwen, en vertrouwen verkoopt.

In de gratis offerte-tool van Offertje zet je elke stelpost als eigen regel met omschrijving, bedrag en btw-tarief, en download je het geheel direct als professionele PDF, zonder account en zonder abonnement. Begin je liever vanuit een voorbeeld met een complete opbouw van regels, subtotalen en btw, kijk dan naar dit offerte-voorbeeld. Een heldere stelpost vandaag scheelt een boze e-mail bij de oplevering.

Veelgemaakte fouten met stelposten

Tot slot de fouten die in de praktijk het vaakst tot gedoe leiden. Te lage stelposten om de offerte goedkoop te laten lijken: een stelpost van € 1.000,00 voor sanitair terwijl een gemiddelde badkamerset in 2026 eerder € 2.000,00 tot € 3.500,00 kost, is misleidend en komt bij de afrekening als een boemerang terug. Vergelijk je als klant offertes, reken dan alle stelposten om naar een realistisch niveau voordat je totalen naast elkaar legt.

Andere klassiekers: vergeten te vermelden of het bedrag inclusief of exclusief btw is, arbeid stiekem in een materiaalstelpost stoppen, verrekening alleen naar boven toepassen en een meevaller niet terugbetalen, en mondelinge aanpassingen van stelposten die nergens worden bevestigd. Elk van deze fouten is te voorkomen met een offerte die de afspraken zwart op wit zet. Wie de stelpost behandelt als wat hij is, een eerlijke schatting met een heldere verrekenafspraak, houdt de relatie met de klant net zo netjes als de eindfactuur.