Wat kost catering per persoon in 2026? Prijzen en voorbeeld

Catering kost in 2026 gemiddeld tussen € 15,00 en € 125,00 per persoon, afhankelijk van wat je serveert en hoeveel service je wilt. Een eenvoudige lunch begint rond € 12,50 per gast, een uitgebreid buffet zit tussen € 22,50 en € 45,00, en een volledig verzorgd diner met bediening loopt op tot € 75,00 a € 125,00 per persoon. In dit artikel zie je precies waaruit die prijs is opgebouwd, hoe buffet en diner zich tot elkaar verhouden, wat personeel en materiaal kosten en hoe je met slimme keuzes flink bespaart zonder in te leveren op kwaliteit.

Gemiddelde cateringprijzen per persoon in 2026

De prijs per persoon hangt vooral af van de formule die je kiest. Hoe meer gangen, verse bereiding op locatie en bediening, hoe hoger het bedrag per gast. Onderstaande bandbreedtes zijn realistische richtprijzen voor Nederland in 2026, inclusief btw en exclusief dranken en personeel, tenzij anders vermeld.

Let bij het vergelijken goed op wat er in de prijs zit. De ene cateraar rekent alles inclusief servies, bezorging en bediening, de andere zet die posten apart op de offerte. Twee offertes met dezelfde prijs per persoon kunnen daardoor honderden euro's schelen in het eindbedrag. Hoe je appels met appels vergelijkt lees je in ons artikel over offertes vergelijken.

Waaruit is de cateringprijs opgebouwd?

Een cateringprijs bestaat uit veel meer dan alleen ingredienten. Grofweg gaat 30 tot 40 procent van het bedrag naar inkoop van eten en drinken, 25 tot 35 procent naar arbeid (koks, bediening, voorbereiding) en de rest naar transport, materiaal, keukenhuur, afschrijving en marge. Daarom is zelf boodschappen doen altijd goedkoper op papier, maar vergeet je dan de uren, het materieel en het risico dat de cateraar voor je draagt.

Deze posten kom je op vrijwel elke cateringofferte tegen:

• Eten per persoon: de basisprijs van de gekozen formule, vaak met een minimum aantal gasten van 15 tot 25 personen.
• Drankarrangement: onbeperkt fris, bier en wijn kost meestal € 15,00 tot € 27,50 per persoon voor een avond; op nacalculatie betaal je per consumptie € 2,50 tot € 4,50.
• Personeel: bediening en koks op locatie, gerekend per uur per medewerker.
• Materiaalhuur: servies, glaswerk, linnen, buffettafels en warmhoudapparatuur.
• Transport en op- en afbouw: een vast bedrag, vaak € 75,00 tot € 250,00 afhankelijk van afstand en omvang.

Buffet, diner of walking dinner: wat past bij jouw budget?

Een buffet is per persoon het voordeligst zodra je boven de 30 gasten komt. De cateraar bereidt grotere batches, heeft minder bediening nodig en gasten pakken zelf. Voor 60 gasten heb je aan 2 tot 3 medewerkers genoeg. Nadeel: minder beleving aan tafel en wachtrijen bij grote groepen als het buffet te krap is opgezet.

Een uitgeserveerd diner is het duurst omdat elke gang geportioneerd, uitgeserveerd en afgeruimd wordt. Reken op 1 medewerker per 10 tot 12 gasten, waardoor de personeelspost snel verdubbelt. Een walking dinner zit ertussenin: het voelt luxe, gasten blijven in beweging en je hebt minder tafels en linnen nodig. Voor een bruiloft of bedrijfsfeest is dat vaak de beste balans tussen sfeer en budget. Twijfel je nog over de invulling van je feest, kijk dan ook eens naar de kosten van een dj of een fotobooth, want die posten komen bovenop de catering.

Voorbeeldofferte: feest met buffet voor 60 personen

Onderstaande offerte laat zien wat een compleet verzorgd avondfeest met warm en koud buffet realistisch kost in 2026. Eten en frisdrank vallen onder het lage btw-tarief van 9 procent, alcoholhoudende dranken, personeel, materiaalhuur en transport onder 21 procent.

Dat komt neer op afgerond € 73,64 per persoon, alles inbegrepen. Wil je zien hoe zo'n document er als geheel uitziet, bekijk dan ons offerte voorbeeld met alle verplichte onderdelen op een rij.

Personeel en bijkomende kosten waar je op moet letten

Bediening kost in 2026 gemiddeld € 27,50 tot € 37,50 per medewerker per uur, een kok op locatie € 42,50 tot € 60,00 per uur. Vraag altijd hoeveel medewerkers de cateraar inplant en voor hoeveel uur, inclusief opbouw en afbouw. Een verschil van 1 medewerker over een avond van 6 uur scheelt al snel € 200,00.

Andere posten die op de offerte kunnen verschijnen: kurkgeld als je zelf drank aanlevert (vaak € 5,00 tot € 10,00 per fles), breukgeld of een borg voor servies, toeslagen voor zon- en feestdagen van 25 tot 50 procent, en kosten voor speciale dieetwensen. Vraag ook naar de annuleringsvoorwaarden en tot wanneer je het definitieve aantal gasten mag doorgeven; bij de meeste cateraars is dat 7 tot 14 dagen voor de datum. Wil een cateraar een aanbetaling, dan is 25 tot 50 procent bij opdracht gebruikelijk.

Btw op catering: 9 en 21 procent op dezelfde offerte

Catering is fiscaal een gemengde dienst. Het verstrekken van eten en niet-alcoholische dranken valt onder het lage tarief van 9 procent. Alcoholhoudende dranken vallen altijd onder 21 procent, net als losse diensten zoals personeelsinzet, materiaalhuur en transport wanneer die apart op de offerte staan. Een nette cateringofferte splitst beide tarieven daarom uit, precies zoals in het voorbeeld hierboven.

Voor particulieren is de prijs inclusief btw het enige dat telt. Boek je catering zakelijk, let dan op: btw op eten en drinken dat ter plaatse wordt genuttigd is voor ondernemers meestal niet aftrekbaar als voorbelasting. Reken zakelijke offertes dus altijd door op het bedrag inclusief btw. Meer achtergrond over tarieven en uitsplitsing vind je in ons artikel over btw op de offerte.

Zo bespaar je op catering zonder in te leveren

Met een paar gerichte keuzes druk je de prijs per persoon flink zonder dat gasten iets missen. De grootste winst zit in de formule en de drank, niet in de kwaliteit van het eten.

1. Kies een buffet of foodtruck in plaats van een uitgeserveerd diner: dat scheelt al snel € 20,00 tot € 40,00 per persoon aan personeels- en bereidingskosten.
2. Neem drank op nacalculatie: bij een gemiddeld gezelschap van 4 tot 5 consumpties per persoon ben je vaak goedkoper uit dan met een onbeperkt arrangement.
3. Prik een datum buiten het hoogseizoen: op een vrijdag in november betaal je vaak 10 tot 20 procent minder dan op een zaterdag in juni.
4. Beperk het aantal gerechten: drie goede hoofdgerechten op een buffet werken beter en goedkoper dan zeven middelmatige.
5. Geef een realistisch aantal gasten door: je betaalt voor het opgegeven aantal, ook als er minder mensen komen.

Vraag daarnaast altijd meerdere offertes aan. Uit de praktijk blijkt dat prijzen tussen cateraars voor exact dezelfde opdracht 20 tot 30 procent uiteen kunnen lopen. Hoeveel aanvragen verstandig is lees je in hoeveel offertes aanvragen.

Offertes aanvragen, en zelf een cateringofferte maken

Vraag offertes aan zodra datum en locatie vaststaan, het liefst 8 tot 12 weken van tevoren en voor bruiloften in het hoogseizoen nog eerder. Geef in je aanvraag het aantal gasten, de gewenste formule, begin- en eindtijd, de locatie en eventuele dieetwensen mee. Hoe completer je aanvraag, hoe beter vergelijkbaar de offertes die terugkomen. Een goede checklist vind je in ons artikel over een offerte voor catering.

Ben je zelf cateraar of sta je met een foodtruck op feesten? Dan is een professionele offerte met uitgesplitste btw-tarieven, duidelijke aantallen en heldere voorwaarden je beste verkoopdocument. Met Offertje stel je zo'n offerte gratis op en download je hem direct als PDF, zonder account en zonder abonnement. Zet er een geldigheidstermijn op, benoem het minimum aantal gasten en de uiterste wijzigingsdatum, en je voorkomt discussie achteraf. Stap voor stap uitleg vind je in offerte maken.