Btw verlegd op je offerte: wanneer en hoe vermeld je het correct

Btw verleggen betekent dat jij als leverancier geen btw berekent, maar dat je afnemer de btw zelf aangeeft bij de Belastingdienst. Op je offerte zet je dan geen 21% of 9% btw, maar de vermelding "btw verlegd" plus het btw-identificatienummer van je opdrachtgever, en het btw-bedrag staat op € 0,00. De regeling geldt in de praktijk vooral in twee situaties: onderaanneming en personeel uitlenen in de bouw (en scheepsbouw en schoonmaak), en diensten of goederen aan zakelijke afnemers in andere EU-landen.

Wat is btw verleggen precies

Normaal berekent de ondernemer die een dienst levert de btw, int die bij de klant en draagt die af aan de Belastingdienst. Bij de verleggingsregeling draait dat om: de afnemer geeft de btw aan in zijn eigen btw-aangifte. Omdat diezelfde afnemer de btw in dezelfde aangifte meestal weer als voorbelasting aftrekt, schuift er per saldo vaak geen geld. De regeling bestaat om fraude in ketens tegen te gaan: in de bouw kon een onderaannemer vroeger btw innen bij de hoofdaannemer en vervolgens verdwijnen zonder af te dragen.

Voor jou als opsteller van de offerte betekent verlegging concreet drie dingen. Ten eerste: je regels en totalen staan exclusief btw en het btw-bedrag is € 0,00. Ten tweede: je vermeldt expliciet dat de btw verlegd is en naar wie, met het btw-identificatienummer van de afnemer erbij. Ten derde: je geeft de omzet later wel op in je btw-aangifte, in de rubriek voor leveringen en diensten waarbij de heffing is verlegd. Wie dat laatste vergeet, krijgt vragen van de Belastingdienst omdat omzet en aangifte niet meer op elkaar aansluiten. Hoe btw normaal op een offerte hoort, lees je in ons artikel over btw op de offerte.

Wanneer verleg je de btw: de vier hoofdsituaties

De verleggingsregeling is geen keuze maar een verplichting zodra je situatie eronder valt. Dit zijn de vier gevallen die je als zzp'er of mkb-bedrijf het vaakst tegenkomt:

• Onderaanneming in de bouw: je voert werk van stoffelijke aard uit aan onroerend goed (metselen, stukadoren, elektra, installatie, schilderen) in opdracht van een aannemer die het werk zelf weer heeft aangenomen. Jij verlegt naar de hoofdaannemer.
• Personeel uitlenen in bouw, scheepsbouw of schoonmaak: stel je een vakman ter beschikking die onder leiding en toezicht van de inlener werkt, dan verleg je de btw naar die inlener.
• Diensten aan ondernemers in andere EU-landen: lever je bijvoorbeeld ontwerp, advies of software aan een Belgisch of Duits bedrijf met btw-nummer, dan is de dienst belast in het land van de afnemer en verleg jij de btw.
• Specifieke goederen: onder meer mobiele telefoons, laptops en chips boven € 10.000,00 per levering per afnemer, en afval en oude metalen, kennen een binnenlandse verleggingsplicht.

Buiten deze situaties verleg je niet. Lever je dezelfde stukadoorsklus rechtstreeks aan een particuliere woningeigenaar, dan reken je gewoon btw, bij een woning ouder dan 2 jaar zelfs 9% op de arbeid en 21% op materiaal. Verwar verlegging ook niet met vrijstelling of de KOR; dat verschil leggen we uit in offerte zonder btw.

Zo vermeld je btw verlegd correct op je offerte

Een offerte met verlegde btw ziet er bijna hetzelfde uit als een gewone offerte, met vier verschillen. Je zet bij elke regel of bij het totaal geen btw-percentage maar de aanduiding "btw verlegd". Je vermeldt het btw-identificatienummer van je afnemer (bijvoorbeeld NL123456789B01) naast je eigen btw-nummer. Het btw-bedrag in het totaaloverzicht staat op € 0,00. En je neemt een zin op als: "De btw is verlegd naar de afnemer op grond van de verleggingsregeling."

Zo ziet dat eruit voor een stukadoor die als onderaannemer een nieuwbouwblok afwerkt voor een hoofdaannemer:

Let op: bij onderaanneming verleg je de btw over de hele prestatie, dus ook over het materiaal dat je meelevert. Je splitst niet een deel met 21% af. In de gratis offertetool van Offertje zet je een regel eenvoudig op 0% en voeg je de verleggingstekst als opmerking toe; je downloadt de offerte daarna direct als PDF, zonder account en zonder abonnement.

Rekenvoorbeeld: zzp-elektricien als onderaannemer

Stel: Bas is zzp-elektricien en wordt door een installatiebedrijf ingeschakeld voor het afmonteren van twaalf appartementen. Het installatiebedrijf heeft de klus aangenomen van de projectontwikkelaar; Bas werkt dus in onderaanneming en moet de btw verleggen. Zijn calculatie: 96 uur arbeid tegen € 48,00 per uur is € 4.608,00, doorbelast installatiemateriaal € 1.250,00 en klein materiaal en bevestigingsmiddelen € 192,00. Totaal op de offerte: € 6.050,00, btw verlegd, te betalen € 6.050,00.

Had Bas dezelfde klus rechtstreeks voor een particuliere opdrachtgever gedaan, dan was verlegging niet toegestaan en kwam er bij nieuwbouw 21% bovenop: € 1.270,50, totaal € 7.320,50. Voor het installatiebedrijf maakt de verlegging financieel niets uit (het geeft de btw aan en trekt die direct weer af), maar voor Bas scheelt het cashflow-gedoe: hij hoeft geen btw voor te financieren tot zijn kwartaalaangifte. De btw op zijn eigen inkopen, zoals dat materiaal van € 1.250,00 waar hij zelf wel 21% over betaalde, trekt hij gewoon af als voorbelasting. Werk je vaker in de bouwketen, lees dan ook offerte maken als zzp'er in de bouw.

Normale btw, verlegd, 0% of vrijgesteld: het verschil in een tabel

Deze vier situaties worden in de praktijk voortdurend door elkaar gehaald, terwijl ze op je offerte elk een andere vermelding vragen:

Het belangrijkste praktische verschil zit in je eigen aftrekrecht. Bij verlegging en bij 21% of 9% behoud je volledig recht op aftrek van voorbelasting. Bij vrijgestelde prestaties verlies je dat aftrekrecht juist. Verlegging is dus geen nadeel voor jou; het is puur een verschuiving van de administratieve plicht.

De valkuil die bijna iedereen mist: check de keten, niet de klant

De meest gemaakte fout bij verlegging is niet de vermelding zelf, maar de beoordeling wie je opdrachtgever in de keten is. Verlegging bij bouwwerk geldt alleen als jouw opdrachtgever het werk zelf ook heeft aangenomen (of personeel inleent). Drie situaties die vaak fout gaan:

• Je werkt voor een aannemer, maar aan zijn eigen bedrijfspand. Dan is hij eindafnemer, geen hoofdaannemer, en verleg je niet: gewoon 21% rekenen.
• Je werkt via een vve of vastgoedbeheerder. Die nemen doorgaans geen werk aan maar kopen het in als eindklant; geen verlegging.
• Een buitenlandse particulier met "bedrijfsnaam". Voor EU-verlegging heb je een geldig btw-identificatienummer nodig. Controleer dat vooraf gratis in het VIES-systeem van de Europese Commissie; een ongeldig nummer betekent dat jij alsnog de btw had moeten rekenen en die uit eigen zak mag afdragen, inclusief eventuele boete.

Stel je opdrachtgever daarom voor je de offerte uitbrengt twee vragen: "Neem jij dit werk zelf aan van een ander, of ben je eindopdrachtgever?" en "Wat is je btw-identificatienummer?". Leg het antwoord vast in je offerte of in je algemene voorwaarden, bijvoorbeeld met de zin: "Deze offerte gaat uit van onderaanneming; blijkt de verleggingsregeling niet van toepassing, dan wordt btw alsnog in rekening gebracht." Zo verschuif je het risico van een verkeerde inschatting naar de partij die de informatie heeft.

Van offerte naar factuur en aangifte: zo sluit alles op elkaar aan

Wordt je offerte geaccepteerd, neem de verleggingsvermelding dan een op een over op de factuur; de factuur is het document waar de wettelijke vermeldingsplicht formeel aan hangt. In je btw-aangifte geef je de omzet op bij rubriek 1e (leveringen/diensten belast met 0% of niet bij jou belast). Lever je diensten aan EU-ondernemers, dan doe je daarnaast per kwartaal of maand een opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) met het btw-nummer en het bedrag per afnemer. Vergeet je de ICP-opgaaf, dan kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen die kan oplopen tot € 1.377,00, ook al is er geen euro btw gemist.

Je afnemer gebruikt jouw offerte en factuur om de verlegde btw in zijn eigen aangifte te zetten. Een foutieve offerte werkt dus door in andermans administratie, en dat is precies waarom hoofdaannemers offertes met een verkeerd btw-regime vaak direct terugsturen. Wil je zeker weten dat je document compleet is, gebruik dan onze stap-voor-stap uitleg voor het maken van een offerte en het overzicht in van offerte naar factuur. Met de tool van Offertje stel je de offerte gratis op, zet je de btw-regel op nul, voeg je de verleggingstekst toe en download je direct een nette PDF.

Veelgemaakte fouten bij btw verlegd op de offerte

Tot slot de fouten die wij het vaakst terugzien in offertes van zzp'ers en klusbedrijven. Ze zijn allemaal eenvoudig te voorkomen, maar kosten geld of geloofwaardigheid als ze in een uitgebrachte offerte staan:

1. Alleen "0% btw" vermelden zonder het woord "verlegd". 0% is een eigen tarief (onder meer voor export en zonnepanelen op woningen); verlegging is iets anders en moet als zodanig benoemd worden.
2. Het btw-nummer van de afnemer weglaten. Zonder dat nummer is de vermelding onvolledig en kan de afnemer de verlegde btw niet correct verwerken.
3. Materiaal wel met 21% factureren en alleen arbeid verleggen. Bij onderaanneming valt de complete prestatie onder de verlegging.
4. Verleggen op basis van een KvK-nummer. Een KvK-nummer zegt niets over btw-plicht; je hebt het btw-identificatienummer nodig.
5. De omzet niet opnemen in de aangifte. Verlegde omzet hoort in rubriek 1e; weglaten leidt tot vragen en mogelijk een boekenonderzoek.

Twijfel je in een concreet geval, bel dan de BelastingTelefoon of leg de casus voor aan je boekhouder; de kosten daarvan (doorgaans € 75,00 tot € 150,00 per uur) verdien je terug zodra er ook maar een offerte van een paar duizend euro mee gemoeid is. En werk je veel voor jezelf als zelfstandige, bekijk dan ook onze complete gids offerte maken als zzp'er.