Materiaalinkoop in je offerte: van inkoopbon naar verkoopregel

Je inkoopprijs één op één overnemen in een offerte kan te weinig ruimte overlaten voor bestellen, ophalen en verwerken. Een willekeurig percentage boven op iedere post kan juist dubbel tellen. Maak eerst zichtbaar welke kosten je werkelijk aan deze opdracht toerekent en kies daarna bewust hoe je de verkoopprijs opbouwt.

Begin met een kleine materiaalstaat

Onderstaande cijfers zijn een eigen fictief rekenvoorbeeld, geen marktprijzen. We rekenen zonder btw. Of en hoe je btw bij je kosten betrekt, hangt af van jouw situatie; deze tabel bepaalt geen fiscale behandeling. Gebruik bij je eigen opdracht een consequente grondslag.

Noteer naast de tabel de leverancier, artikelomschrijving en datum van je prijscontrole. Dat helpt als je later een andere verpakking of kwaliteit aantreft. Een omschrijving zoals ‘materiaal’ is voor je eigen calculatie vaak te grof: je kunt dan niet terugzien welke hoeveelheid bij de prijs hoorde.

Kies tussen opslag en marge

Een opslag van 25% op €80 inkoop geeft €100 verkoop. Het verschil is €20. Dat verschil is 20% van de verkoopprijs: je brutomarge is dus 20%, niet 25%. De twee percentages gebruiken een andere noemer. Dat is vooral belangrijk als je een gewenste marge omzet in een offerteprijs.

Wil je werkelijk 25% brutomarge op €80 kosten, dan is de berekening €80 / 0,75 = €106,666… vóór afronding. Controleer na het afronden het percentage opnieuw. Gebruik de margecalculator en lees bij twijfel het uitgewerkte verschil tussen marge en opslag. Het verschil tussen verkoop en materiaalinkoop is nog geen nettowinst.

Zet overige kosten op een aparte rekenregel

In ons voorbeeld kost ophalen een half uur. Met een intern rekentarief van €60 per uur is dat €30 aan toegerekende tijd. Veronderstel daarnaast €10 aan projectspecifieke vervoerskosten. Materiaal plus deze tijd en kosten komt dan op €120. Dit zijn gekozen aannames voor de oefening.

Je kunt de klant bijvoorbeeld een materiaalregel van €100 en een aparte regel van €40 voor ophalen en vervoer aanbieden. De verkoopprijs is dan €140. Het verschil met de totale interne calculatie van €120 is €20. Dat is 14,29% van €140, terwijl de materiaalregel op zichzelf nog steeds 20% marge heeft. Benoem dus altijd over welk kostentotaal je rekent.

Controleer drie veelvoorkomende dubbeltellingen

• Ophaaltijd staat zowel bij je arbeidsuren als in een vaste logistiekpost.
• Verzendkosten staan op de leveranciersbon én nogmaals als een losse inkoopregel.
• Een algemene opslag dekt al bepaalde kosten, terwijl je die bij iedere opdracht opnieuw volledig toevoegt.

Een kostenpost kan op verschillende manieren worden doorberekend. Het probleem is niet dat je een opslag gebruikt; het probleem is dat je niet meer weet welke kosten hij moet dekken. Schrijf daarom bij elke opslag één zin: ‘Deze opslag is bedoeld voor …’.

Controleer ook verspilling en restmateriaal. Koop je een verpakking die groter is dan de opdracht vraagt, beslis dan hoe je het restant behandelt in je calculatie. Leg uit wat er wordt geleverd en ga niet stilzwijgend uit van een klantverwachting die niet bij jouw prijs past.

Maak een controleerbare klantregel

Een concrete regel kan luiden: ‘Leveren van vier onderdelen A en twee onderdelen B volgens de genoemde specificatie, totaal €100 exclusief toepasselijke btw.’ Zet ophalen en vervoer afzonderlijk neer wanneer je die apart berekent. Vermeld de uitvoering als een eigen onderdeel als die nog niet in de prijs is opgenomen.

Heb je nog geen zekerheid over een materiaalkeuze, beschrijf de aanname en spreek af wanneer de definitieve keuze wordt gemaakt. Dit artikel geeft geen recht om een bestaande prijsafspraak eenzijdig te wijzigen. Bij een nieuwe offerte kun je eerst de actuele inkoop controleren en daarna een geldig voorstel maken.

Vergelijk na de opdracht met de werkelijke kosten

Bewaar je oorspronkelijke materiaalstaat en zet de werkelijke aantallen ernaast. Onderzoek afwijkingen: was de hoeveelheid te laag, de prijs veranderd of het ophalen langer? Eén afwijking vraagt niet meteen om een hoger standaardpercentage. Soms helpt een betere inventarisatie meer dan een hogere verkoopprijs.

Werk je volgende calculatie bij met die concrete bevinding. Maak daarna je offerte en controleer de uiteindelijke PDF op aantallen, omschrijvingen en totalen. Voor het arbeidsdeel helpt de projectprijsberekening je voorkomen dat materiaal en tijd in één onduidelijke restpost verdwijnen.

Zelf aan de slag: bereken je prijs, btw of korting met de gratis tools, of begin met een offertevoorbeeld voor jouw vak.