Een goede offerte kantoorschoonmaak is de basis voor een transparante samenwerking tussen jou en een schoonmaakbedrijf. In dit artikel leg ik uit welke factoren je moet meenemen, hoe je een programma van eisen opstelt en hoe je een contract structureert. Aan het einde vind je een voorbeeldoffertetabel die je direct kunt gebruiken in Offertje.
- Bereken de benodigde schoonmaakuren op basis van m2 en frequentie.
- Stel een programma van eisen op met duidelijke taken.
- Leg contractduur, opzegtermijn en service-levels vast.
- Gebruik een voorbeeldtabel om alle kosten en BTW helder te presenteren.
Bepaal het oppervlakte en de frequentie
Het eerste wat je moet weten is hoeveel vierkante meter (m2) er schoongemaakt moeten worden en hoe vaak per week of maand dit moet gebeuren. Een gemiddelde kantoorruimte van 500 m2 wordt vaak twee tot drie keer per week schoongemaakt. Hoe groter het gebouw, hoe meer tijd er nodig is voor taken zoals stofzuigen, dweilen en het legen van prullenbakken.
Reken een basisuur per 100 m2 en vermenigvuldig dit met het aantal bezoeken per week. Bijvoorbeeld: 1,5 uur per 100 m2 bij twee bezoeken per week geeft 15 uur per week voor een 500 m2 kantoor.
Stel een programma van eisen op
Een helder programma van eisen (PvE) voorkomt misverstanden. Beschrijf per taak de frequentie, de te gebruiken materialen en eventuele speciale wensen (bijvoorbeeld eco-vriendelijke schoonmaakmiddelen of desinfectie van vergaderruimtes).
Voorbeeld van taken:
- Vloerreiniging: dagelijks dweilen en wekelijks grondig schrobben.
- Ramen: maandelijks lappen van de binnenkant.
- Sanitair: dagelijks schoonmaken en desinfecteren van toiletten.
- Gemeenschappelijke ruimtes: dagelijks afnemen van oppervlakken en wekelijkse dieptereiniging.
Door deze details in de offerte op te nemen, weet de klant precies wat hij krijgt.
Bereken de kosten per uur en BTW
De meeste schoonmaakbedrijven hanteren een uurtarief inclusief materiaal. Voor een kantoorschoonmaak ligt dit tarief vaak tussen € 25,00 en € 35,00 per uur, afhankelijk van de regio en de gewenste kwaliteit. Vermeld in de offerte het bruto bedrag per uur en geef duidelijk de BTW (meestal 21%).
Voorbeeldberekening:
| Omschrijving | Aantal/eenheid | Prijs per eenheid | BTW | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Schoonmaakuren | 15 uur | € 30,00 | 21% | € 540,00 |
| Materialen (reinigingsmiddelen) | 1 pakket | € 80,00 | 21% | € 80,00 |
Subtotaal exclusief BTW: € 620,00
BTW 21%: € 130,20
Totaal incl. BTW: € 750,20
Contractvoorwaarden en duur
Leg in de offerte vast hoe lang het contract loopt, welke opzegtermijn geldt en welke service-levels (SLA) worden gegarandeerd. Een veelvoorkomende contractduur is één jaar met een opzegtermijn van drie maanden.
Belangrijke punten:
- Startdatum en einddatum.
- Opzegtermijn en eventuele beëindigingskosten.
- Garantie op kwaliteit (bijvoorbeeld een tevredenheidsgarantie).
- Regelmatige evaluatie-momenten om het programma van eisen bij te stellen.
Door deze voorwaarden duidelijk te formuleren, voorkom je discussies later in de samenwerking.
Voorbeeld offertetabel voor kantoorschoonmaak
Gebruik onderstaande tabel als sjabloon in Offertje. Vervang de illustratieve bedragen door de werkelijke tarieven van jouw gekozen schoonmaakpartner.
| Omschrijving | Aantal/eenheid | Prijs per eenheid | BTW | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Schoonmaakuren (15 uur/week) | 60 uur/maand | € 30,00 | 21% | € 1.800,00 |
| Materiaal (reinigingsmiddelen) | 1 pakket/maand | € 80,00 | 21% | € 80,00 |
| Extra service: diepreiniging ramen | 2 keer/kwartaal | € 150,00 | 21% | € 300,00 |
Subtotaal excl. BTW: € 2.180,00
BTW 21%: € 457,80
Totaal incl. BTW: € 2.637,80
Praktische tips voor het opstellen van de offerte
Gebruik een callout om de lezer te motiveren tot actie:
Wil je direct een professionele offerte kantoorschoonmaak maken?
Maak in 2 minuten een professionele offerte als PDF, in je eigen huisstijl. Gratis opstellen, geen account.
Controleer altijd of alle bedragen kloppen en of de BTW correct is toegepast. Voeg een sectie toe met contactgegevens zodat de klant makkelijk vragen kan stellen.
Interne links en verdere leesstof
Wil je meer weten over het opstellen van offertes? Lees offerte schoonmaakbedrijf voor algemene richtlijnen. Voor details over het berekenen van uurtarieven kun je terecht bij uurtarief schoonmaakbedrijf. En als je wilt weten hoe je een offerte maakt zonder software, bekijk gratis offerte maken.
Met deze stappen kun je een volledige, transparante en professioneel ogende offerte kantoorschoonmaak opstellen. Gebruik Offertje om het document in één klik als PDF te downloaden en direct te delen met potentiële leveranciers.
Zet de theorie meteen om in de praktijk. Met Offertje maak je in 2 minuten een professionele offerte als PDF, in jouw huisstijl.