Nacalculatie van je offerte: waar ging de extra tijd naartoe?

Een opdracht kan op tijd zijn opgeleverd en toch minder hebben opgebracht dan je dacht. Vergelijk daarom na afloop je offerte-inschatting met de werkelijk bestede tijd. Met een eenvoudige nacalculatie zie je welke aanname je moet aanpassen bij de volgende opdracht.

Vergelijk dezelfde opdracht en dezelfde kosten

Begin met de afgesproken omzet exclusief btw. Gebruik de definitieve opdracht, inclusief apart overeengekomen uitbreidingen. Zet de directe projectkosten ernaast. Kosten die je al in een andere berekening meeneemt, tel je niet nogmaals zonder uitleg af. Een consistente definitie is belangrijker dan een spreadsheet met tientallen kolommen.

Ons fictieve project heeft €1.170 omzet en €90 directe kosten. Voor de verhouding met bestede tijd blijft dan €1.080 over. Dat is geen nettowinst: algemene bedrijfskosten, inkomstenbelasting en andere posten kunnen nog relevant zijn. De berekening laat uitsluitend zien hoeveel opbrengst na deze directe kosten per gewerkt projectuur resteert.

Zet de uren per fase naast elkaar

De gereserveerde ruimte is geen afzonderlijk uitgevoerde activiteit. De werkelijke tijd staat bij de fases waarin het werk plaatsvond. Daarom staat in die rij nul werkelijk, en blijven de twee extra uren in het totaal zichtbaar. Als je je buffer ook als werkelijk gewerkte tijd invult, tel je te veel uren.

Dezelfde aanpak werkt met een andere indeling. Voor een uitvoerende klus kun je denken aan opname, inkopen, uitvoering, transport en oplevering. Kies een indeling die je ook tijdens het werk kunt bijhouden; achteraf iedere minuut reconstrueren kost al snel meer dan het oplevert.

Bereken de opbrengst per gewerkt uur

Bij 18 uur was de berekening €1.080 / 18 = €60 per uur. Bij 20 uur is de uitkomst €54. Twee extra uren verlagen in dit voorbeeld de opbrengst per uur dus met €6. De omzet is gelijk gebleven; je hebt er alleen meer tijd voor nodig gehad.

Werk ook een ander scenario uit voordat je een conclusie trekt. Bij dezelfde €1.080 en 16 uur is de uitkomst €67,50. Dat maakt zichtbaar dat zowel je inschatting als je werkproces telt. Vergelijk de uitkomst met je eigen rekentarief, niet met een ongecontroleerd branchegemiddelde.

Schrijf per afwijking één oorzaak op

‘Het duurde langer’ is nog geen bruikbare les. Bij voorbereiding kan de oorzaak zijn dat aangeleverde gegevens onvolledig waren. Bij feedback kan het gaan om twee losse reacties in plaats van één gebundelde lijst. Bij oplevering kan een extra bestandsformaat nodig zijn geweest.

Maak daarna een concrete aanpassing. Bijvoorbeeld: voortaan een inputcheck vóór het vastleggen van de planning, één bevestigde feedbacklijst en een vooraf benoemde lijst met bestandsformaten. Je kunt ook besluiten meer tijd te begroten. Het helpt als je kunt uitleggen welk risico dat extra budget dekt.

Gebruik het gratis werkblad

Download het CSV-werkblad voor nacalculatie. Het bevat de fases uit het voorbeeld en lege ruimte voor een oorzaak en volgende actie. Open het in Excel, Numbers of een ander spreadsheetprogramma en sla een eigen kopie op. Het bestand is een eenvoudig werkblad, geen automatisch boekhoudsysteem.

De kolommen zijn met puntkomma’s gescheiden. Als je spreadsheet ze niet vanzelf herkent, kies bij importeren puntkomma als scheidingsteken en UTF-8 als tekencodering. De bedragen en uren zijn voorbeeldwaarden; vervang ze volledig voordat je de uitkomst gebruikt. Het bestand bevat geen macro’s en geen koppeling die je gegevens naar Offertje terugstuurt.

Pas alleen de relevante onderdelen aan

Werk je volgende offerte bij op basis van de oorzaken die je daadwerkelijk hebt gezien. Eén afwijkend project is geen reden om ieder toekomstig voorstel op dezelfde manier te verhogen. Bij een onduidelijke opdracht helpt soms een aparte inventarisatie; bij herhaalwerk kan een betere checklist voldoende zijn.

Bewaar de oorspronkelijke offerte, de nacalculatie en de belangrijkste les samen. De gids vaste projectprijs berekenen helpt je die les weer omzetten naar uren, kosten en afbakening. Met gebundelde feedback maak je een veelvoorkomende afhankelijkheid concreet voordat je de volgende offerte opstelt.

Zelf aan de slag: bereken je prijs, btw of korting met de gratis tools, of begin met een offertevoorbeeld voor jouw vak.