Een offerte maken zonder account: wat bewaar je zelf?

Een offerte maken zonder account is handig als je snel een voorstel wilt opstellen. Het betekent ook dat je zelf je bestanden en concepten moet bewaren. Offertje heeft geen online klantarchief waarin je later op iedere computer kunt inloggen. Begrijp daarom het verschil tussen een lokaal concept, een betaalde offerteversie en een opgeslagen PDF.

Je concept staat in de gebruikte browser

De editor bewaart je conceptgegevens en lokaal opgeslagen offertes in je browser. Je kunt daarmee op dezelfde browser verderwerken zolang die gegevens beschikbaar blijven. Dat is iets anders dan een centrale database met een account. Een andere browser, een nieuwe laptop of gewiste websitegegevens heeft niet vanzelf dezelfde inhoud.

Gebruik een gedeelde computer daarom zorgvuldig. Bewaar eerst wat je nodig hebt en verwijder daarna de lokale offertegegevens wanneer ze niet voor de volgende gebruiker bestemd zijn. Privévensters en browserinstellingen kunnen opslag ook beperken. Vertrouw voor een belangrijk voorstel niet uitsluitend op een nog openstaand tabblad.

Opstellen is gratis, de download is betaald

Je kunt rekenen, gegevens invullen en een voorbeeld bekijken voordat je een download koopt. Voor de schone PDF of het werkpakket betaal je eenmalig. De actuele inhoud en bedragen staan op de prijzenpagina. Er is geen abonnement en er volgen vanuit deze aankoop geen periodieke afschrijvingen.

Je hoeft geen boekhoudabonnement af te sluiten om Offertje te gebruiken. De optionele verwijzing naar boekhoudsoftware is voor mensen die daarnaast bijvoorbeeld hun facturen en administratie willen beheren. Een keuze voor zo’n aanbieder staat los van de aankoop van een offertebestand.

De betaling hoort bij één offerteversie

Als je de betaling begint, koppelt Offertje de aankoop aan de offerteversie van dat moment. Na de betaalpagina keert de browser terug naar die aankoop. Dit voorkomt dat een betaling ongemerkt wordt gebruikt voor een andere inhoud of een ander product.

Controleer vóór je betaalt dus klantgegevens, werkzaamheden, aantallen, prijzen, btw-keuzes, logo en datums. Wil je nog iets aanpassen, doe dat eerst en start de aankoop vanuit de juiste versie. Bewaar de uiteindelijk verzonden PDF als aparte versie, zodat je later kunt zien welk voorstel de klant precies heeft ontvangen.

Bewaarchecklist na het downloaden

1. Open het gedownloade bestand en controleer of alle pagina’s leesbaar zijn.
2. Sla het op in een eigen projectmap, bij voorkeur met offertenummer en versiedatum in de naam.
3. Bewaar bij een werkpakket ook de ZIP en controleer de uitgepakte documenten en mailteksten.
4. Leg in je eigen administratie vast welke versie je hebt verstuurd en wanneer.
5. Bewaar een bevestigde wijziging als een nieuwe versie, zonder de oorspronkelijke afspraak onvindbaar te maken.

Een mapnaam kan bijvoorbeeld bestaan uit projectnaam, offertenummer en datum. Gebruik geen overbodige persoonsgegevens in bestandsnamen die je breed deelt. Een goed archief hoeft niet ingewikkeld te zijn; het moet vooral duidelijk zijn welke versie waarvoor is gebruikt.

De mailteksten uit het werkpakket zijn hulpmiddelen die je zelf aanpast en verstuurt. Offertje verzendt geen offerte of opvolgmail automatisch aan je klant. Controleer in je mailprogramma de ontvanger en de bijlage voordat je op verzenden klikt.

Wat doe je als een download niet lukt?

Blijf eerst in hetzelfde tabblad. Gebruik de herstelmogelijkheid om de betaling opnieuw te laten controleren en de betaalde versie opnieuw te downloaden. Start niet meteen meerdere nieuwe betalingen voor hetzelfde probleem. Controleer ook of je browser een download heeft tegengehouden of het bestand al in je downloadmap heeft gezet.

Kom je er niet uit, mail dan het contactadres op de prijzenpagina met betaaldatum en het e-mailadres dat je bij de betaling gebruikte. Stuur geen kaartnummer of volledige vertrouwelijke klantofferte mee. Een gevonden betaling betekent niet dat Offertje verdwenen lokale offerte-inhoud kan terughalen: die inhoud is geen centraal bewaard klantdossier.

Wanneer heb je een uitgebreidere oplossing nodig?

Wil je met meerdere mensen tegelijk in dezelfde dossiers werken, offertes centraal terugvinden, acceptaties online volgen of betalingen automatisch met facturen afstemmen, dan heb je een ander soort werkproces nodig. Doe niet alsof een losse bestandsdownload die functies ook bevat.

Gebruik de keuzehulp voor boekhoudsoftware om je eigen eisen te formuleren, en controleer de functies bij de aanbieder. Voor een los voorstel kun je beginnen met een passend voorbeeld en daarna je offerte maken. Bewaar daarbij zelf het concept, de definitieve download en de afspraken die erop volgen.

Zelf aan de slag: bereken je prijs, btw of korting met de gratis tools, of begin met een offertevoorbeeld voor jouw vak.