Offerte zonder BTW: wanneer mag het en hoe vermeld je het

Een offerte zonder BTW mag als je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt of als je een wettelijk vrijgestelde dienst levert, zoals bepaalde zorg of onderwijs. In die gevallen breng je geen BTW in rekening en toon je op je offerte alleen je prijs zonder BTW-opbouw, met een korte vermelding waarom. Voor alle andere ondernemers is een offerte zonder BTW niet toegestaan.

Dat klinkt simpel, maar in de praktijk roept het vragen op. Mag jij wel zomaar de BTW weglaten? Wat is het verschil tussen vrijgesteld zijn en het 0 procent-tarief? En hoe zet je het zo op papier dat de klant niet denkt dat je iets vergeten bent? In dit artikel lopen we de regels door, laten we een voorbeeldopzet zien en geven we de exacte zin die je op je offerte zet.

Wanneer mag een offerte zonder BTW?

De hoofdregel is dat je over vrijwel elke levering of dienst BTW rekent. Een offerte zonder BTW is daarom de uitzondering, niet de norm. Er zijn grofweg twee situaties waarin het wel mag.

• Je doet mee aan de kleineondernemersregeling (KOR). Dan ben je vrijgesteld van BTW en breng je die niet in rekening. Je toont je prijzen zonder BTW.
• Je levert een wettelijk vrijgestelde dienst. Denk aan bepaalde vormen van zorg, onderwijs, jeugdwerk of diensten van schrijvers en componisten. De wet bepaalt precies welke dat zijn.

Val je niet in een van deze categorieen, dan moet je gewoon BTW op je offerte zetten. Wil je weten hoe je dat correct doet, lees dan hoe je BTW op de offerte opbouwt. Twijfel je of jouw dienst vrijgesteld is? Raadpleeg de Belastingdienst of je boekhouder, want de vrijstellingen zijn afgebakend en kennen veel voorwaarden.

Wat is de KOR en wanneer kies je ervoor?

De kleineondernemersregeling is bedoeld voor ondernemers met een beperkte omzet. Doe je mee, dan reken je geen BTW aan je klanten, hoef je geen BTW-aangifte te doen en heb je minder administratie. De keerzijde is dat je de BTW op je eigen inkopen en kosten niet kunt aftrekken.

Of de KOR voor jou voordelig is, hangt vooral af van je klanten en je kosten. Een korte vergelijking:

De regeling kent een omzetgrens en je meldt je vooraf aan bij de Belastingdienst. De exacte voorwaarden en bedragen kunnen veranderen, dus check de actuele regels voordat je je aanmeldt. Werk je als zelfstandige, dan vind je in een offerte maken als zzp'er meer context over je administratie en prijsstelling.

Wat is het verschil tussen vrijgesteld en 0 procent?

Dit verwarren veel ondernemers, terwijl het verschil belangrijk is. Beide leiden tot een offerte zonder BTW-bedrag, maar fiscaal zijn het twee verschillende dingen.

Kort gezegd: bij het 0 procent-tarief reken je wel BTW, alleen tegen nul, en je houdt het recht om de BTW op je kosten af te trekken. Bij een vrijstelling val je helemaal buiten de BTW en mis je die aftrek. Op je offerte ziet de klant in beide gevallen geen BTW-bedrag, maar de vermelding eronder verschilt.

Hoe vermeld je een offerte zonder BTW?

De grootste valkuil is dat een klant denkt dat je de BTW bent vergeten. Dat los je op met een korte, expliciete vermelding. Kies de zin die bij jouw situatie past en zet hem direct onder het totaalbedrag.

• Bij de KOR: "Wij maken gebruik van de kleineondernemersregeling en brengen daarom geen BTW in rekening."
• Bij een vrijstelling: "Deze dienst is vrijgesteld van BTW. Er wordt geen BTW berekend."
• Bij het 0 procent-tarief: "BTW 0 procent van toepassing op deze levering."

Laat bij de KOR en bij een vrijstelling de hele BTW-regel weg en toon alleen je prijs als nettototaal. Plak er geen BTW-regel van 0 procent onder, want dat suggereert het nultarief en dat is iets anders. Voor de rest blijft je offerte gewoon compleet. Wat er nog meer op hoort, lees je bij wat moet er op een offerte staan.

Hoe ziet een offerte zonder BTW eruit?

Een voorbeeld maakt het concreet. Stel je bent fotograaf, je valt onder de KOR en je maakt een offerte voor een particuliere klant met twee posten. De prijsopbouw ziet er dan zo uit:

De afsluiting bevat geen BTW-regel. Je toont alleen het totaal en daaronder de vermelding:

Merk op dat er nergens een woord excl. of incl. staat. Omdat er geen BTW is, is het totaal simpelweg het bedrag dat de klant betaalt. Dat is meteen het pluspunt richting particulieren: jouw prijs oogt scherp omdat er geen 21 procent bovenop komt. Bedragen in dit voorbeeld zijn illustratief.

Waar moet je op letten bij een offerte zonder BTW?

Een paar punten zorgen in de praktijk voor verwarring of fouten. Houd deze in de gaten.

• Vergeet de vermelding niet. Zonder uitleg lijkt het of je de BTW vergat. Een klant kan dan vragen om een herziene offerte.
• Wees consequent met je factuur. Staat er geen BTW op de offerte, dan hoort er ook geen BTW op de latere factuur. Lees hoe je de overstap maakt bij het verschil tussen offerte en factuur.
• Stap je uit de KOR, pas dan je sjabloon aan. Vanaf dat moment reken je weer BTW en moet je oude tekst eruit.
• Onderschat het zakelijke effect niet. Een zakelijke klant verrekent BTW toch, dus voor hem maakt een prijs zonder BTW geen verschil in nettokosten.
• Toon een net totaal. Geen verwarrende lege BTW-velden of een streepje, maar gewoon je prijs en de vermelding.

Wie regelmatig offertes maakt, wint met een vaste opzet. Zo staat de juiste tekst er altijd onder en hoef je niet per offerte na te denken over de formulering. Meer aanscherping vind je in onze professionele offerte tips.

Een offerte zonder BTW zonder gedoe

Een offerte zonder BTW is goed te doen zodra je weet welke situatie op jou van toepassing is en welke zin daarbij hoort. Het belangrijkste is dat je het bewust en duidelijk vermeldt, zodat de klant precies weet waar hij aan toe is. Verzamel je situatie, kies de juiste vermelding en houd je offerte en factuur op een lijn. Maak je offerte online met Offertje: je stelt de regels samen, laat de BTW-opbouw weg en zet de vermelding eronder, en je downloadt een verzorgde PDF. Wil je eerst de basis doornemen, begin dan bij hoe je een offerte maakt.